Leiðbeiningar til íþróttafélaga, tómstunda- og æskulýðsfélaga og annarra aðila sem starfa með börnum
Að ýmsu er að huga fyrir ábyrgðaraðila þegar kemur að vinnslu persónuupplýsinga um börn, m.a. varðandi miðlun þeirra upplýsinga og birtingu. Ljóst er að þær sérstöku aðstæður sem sköpuðust í upphafi árs 2020 vegna kórónuveirufaraldursins hafa valdið því að fjölmargir aðilar hafa þurft að fást við breytt starfs- og námsumhverfi og því hafa ábyrgðaraðilar leitað meira í ýmsar tæknilausnir, svo sem myndupptökur og streymi af viðburðum sem foreldrar geta ekki sótt vegna fjöldatakmarkana og sóttvarnaráðstafana.
Vegna fjölda fyrirspurna til Persónuverndar um efnið og ábendinga um að ýmis félög noti enn samfélagsmiðla til að miðla persónuupplýsingum um börn, hefur Persónuvernd tekið saman helstu atriði sem hafa ber í huga þegar unnið er með persónuupplýsingar barna.
Vinnsla persónuupplýsinga
Öll vinnsla persónuupplýsinga þarf að byggjast á heimild í persónuverndarlögum og samrýmast meginreglum persónuverndarlaga, en í því felst meðal annars að hún fari fram í skýrum og málefnalegum tilgangi. Hafa þarf í huga að persónuupplýsingar barna njóta sérstakrar verndar, sem taka þarf mið af þegar um er að ræða ólögráða einstaklinga.
Sérhver ábyrgðaraðili, t.d. íþróttafélag, sem vinnur persónuupplýsingar um börn í starfi sínu, ber ábyrgð á slíkri vinnslu. Það er ávallt hlutverk þessara aðila að gæta að því að öll vinnsla persónuupplýsinga sé í samræmi við persónuverndarlög, m.a. að tryggja ávallt fullnægjandi öryggi við alla vinnslu persónuupplýsinga.
Birting mynda og myndbanda, streymi viðburða og notkun samfélagsmiðla
Almennt telst birting ljósmynda og myndbanda af persónugreinanlegum einstaklingum til vinnslu persónuupplýsinga. Fræðsluefni um myndbönd, myndbirtingar og hljóðupptökur má finna á vef Persónuverndar.
Persónuvernd vekur athygli á að tilmæli stofnunarinnar vegna notkunar samfélagsmiðla í skóla- og frístundastarfi sem veitt voru í september 2019 og uppfærð í júlí 2020 eru enn í gildi.
Í tilmælunum er því beint til þeirra sem koma að starfi með börnum, m.a. skóla og íþróttafélaga og allra annarra sem starfa með börnum, að nota ekki Facebook, eða sambærilega miðla, sem samskiptamiðla fyrir miðlun persónuupplýsinga um ólögráða börn, hvort heldur sem um almennar eða viðkvæmar persónuupplýsingar þeirra er að ræða. Er þar fyrst og fremst átt við miðla þar sem ábyrgðaraðilinn hefur ekki fulla stjórn á því efni sem þar er sett inn samkvæmt þeim skilmálum sem gilda um miðilinn, sbr. t.d. Facebook og Instagram.
Öðru máli gegnir hins vegar um vefsíður eða hugbúnað sem tryggja ábyrgðaraðilum fulla stjórn yfir þeim persónuupplýsingum sem miðlað er, m.a. til að eyða myndum þaðan ef beiðni berst þar að lútandi. Þannig geta ábyrgðaraðilarnir sjálfir gert umræddar myndir aðgengilegar fyrir hlutaðeigandi aðila með öruggum hætti, t.d. með aðgangsstýringu. Þegar viðburðum er streymt í gegnum Netið getur þannig verið gagnlegt að læsa útsendingu á vefsíðu ábyrgðaraðila með lykilorði til að auka öryggi.
Fræðsla
Einstaklingar þurfa að fá fullnægjandi fræðslu frá ábyrgðaraðila um þá vinnslu sem fer fram um þá. Í tilviki leik- og grunnskólabarna hefur almennt verið farin sú leið að foreldrar, og barnið sjálft eftir atvikum, undirriti samþykkiseyðublað fyrir vinnslunni. Samþykki fyrir vinnslunni er þá gjarnan flokkað niður eftir mismunandi tegundum vinnslu, þ.e. einstaklingsmyndatökur, hópmyndatökur, myndatökur þriðju aðila, myndbönd o.s.frv. og eins eftir því hver tilgangur myndatökunnar er, þ.e. birting á vefsíðu ábyrgðaraðila, miðlun til fjölmiðla o.s.frv.
Á vef Persónuverndar má finna nánari upplýsingar um hvaða kröfur eru gerðar til samþykkis í persónuverndarlögum, m.a. um afturköllun þess.
Vakin er athygli á að í ákvörðun Persónuverndar um fyrirhugaða birtingu fjármálafyrirtækis á liðsmyndum af fótboltamóti barna á Facebook síðu fyrirtækisins var komist að þeirri niðurstöðu að ekki hefði verið til staðar ótvírætt samþykki foreldra og forráðamanna barnanna fyrir myndbirtingunni á Facebook síðu fyrirtækisins þar sem lágmarksfræðsla hefði ekki verið veitt. Þá var ekki talið að fyrirtækið gæti átt lögmæta hagsmuni af myndbirtingunni, en við það mat var meðal annars litið til eðlis þeirrar vinnslu sem um ræddi og þeirrar staðreyndar að hin skráðu voru börn, sbr. mál nr. 2020010425 frá 25. júní 2020.
Fjölmiðlar
Persónuvernd bendir á að sérstök sjónarmið gilda um myndbirtingar fjölmiðla, þar sem ákvæði persónuverndarlaganna gilda ekki nema að takmörkuðu leyti um þá vinnslu persónuupplýsinga sem fer fram í þágu fjölmiðlunar og fréttamennsku. Ekki er því alltaf nauðsynlegt fyrir fjölmiðla að afla samþykkis fyrir myndbirtingum, hafi þær fréttagildi og eigi erindi við almenning.