Birting og miðlun fundarboðs og fundargerðar húsfélags

Mál nr. 2018/847

23.4.2019

Úrskurður

Hinn 28. mars 2019 kvað Persónuvernd upp svohljóðandi úrskurð í máli nr. 2018/847:

I.

Málsmeðferð

1.

Tildrög máls

Þann 14. mars 2018 barst Persónuvernd kvörtun frá A (hér eftir nefnd kvartandi) vegna birtingar persónuupplýsinga í fundarboði fyrir húsfélagsfund, dags. 2. maí 2017, hjá Húsfélaginu X og miðlunar persónuupplýsinga í fundargerð af aðalfundi húsfélagsins, dags. 20. mars 2017. Í kvörtuninni segir m.a. að í fundarboði sé greint frá viðkvæmum málum kvartanda gagnvart húsfélaginu og það hafi verið hengt upp í forstofu fjölbýlishússins X. Jafnframt kemur fram í kvörtuninni að Húsastoð fjöleignahúsaþjónusta ehf. hafi miðlað fyrrnefndri fundargerð til Fasteignasölunnar Y sem hafi haft ótilgreinda íbúð í fjöleignarhúsinu X til sölumeðferðar.

Af gögnum málsins má greina að í fyrrgreindu fundarboði er 2. dagskrárliður orðaður á eftirfarandi hátt: „Yfirferð málsatvika vegna ísetningar glugga og yfirbyggingu svala í íbúðum […] og […].“ Undir liðnum er greint frá framlögðum gögnum, m.a. álitsgerð Eflu, stöðvunarbréf embætti byggingafulltrúans í Reykjavík, kröfubréf húsfélags um að svölum og gluggum verði komið í fyrra horf og svarbréf með bótakröfu eigenda íbúða […] og […]. Þá er í dagskrárliðum 3 – 5 getið um umfjöllun og ákvörðun húsfélags um afstöðu gagnvart framkvæmdum í íbúðum […] og […] og framkominni bótakröfu ásamt tillögu að fela lögmanni að gæta hagsmuna húsfélagsins fyrir dómi ef á þurfi að halda. Í fyrrgreindri fundargerð af aðalfundi húsfélagsins undir liðnum önnur mál eru skráðar umræður um ólögmætar framkvæmdir í íbúðum […] og […]. Stjórn hafi lagt til að fengið yrði álit lögfræðings en engin leyfi séu fyrir hendi fyrir framkvæmdunum. Þá kemur fram í fundargerðinni að búið væri að neita eigendum um fyrrgreindar framkvæmdir og segir svo að ljóst sé að um kolólöglegar framkvæmdir sé að ræða. Einnig kemur fram að stjórn hafi verið falið að leita úrbóta fyrir hönd húsfélagsins.

2.

Bréfaskipti

Með bréfum, dags. 19. júlí 2018, var húsfélaginu X og Húsastoð fjöleignahúsaþjónustu ehf. boðið að koma á framfæri skýringum vegna kvörtunarinnar til samræmis við 10. og 13. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Með tölvupósti, þann 30. júlí 2018, barst svar frá PriceWaterHouseCoopers ehf. fyrir hönd Húsastoðar fjöleignahúsaþjónustu ehf. Í bréfinu segir varðandi fundarboðið sem kvartað er yfir að í því hafi komið fram íbúðarnúmer þeirra íbúða sem dagskrárliðir 2 og 3 vörðuðu. Þá segir að venja sé til þess að vísa annaðhvort til fastanúmers fasteigna eða númers á íbúðum í fundarboðum og fundargerðum húsfunda. Segir að hvergi í fundarboði sé vísað til nafns eða kennitölu eigenda íbúðanna. Aðeins hafi verið vísað til fastanúmers eða íbúðarnúmers og séu það upplýsingar sem séu jafn persónugreinanlegar ef leitað sé í opinberum fasteignaskrám. Í bréfinu er jafnframt vísað til 2. mgr. 56. gr. laga um fjöleignarhús nr. 26/1994 þar sem segir að réttindi og skyldur til þátttöku í húsfélagi séu órjúfanlega tengd eignarrétti að einstökum eignarhlutum. Þá sé ekki formbundið í lögum hvernig vísa skuli til eignarhluta og verði því að álykta að hefðbundin tilvísun til fastanúmers, eða eftir atvikum til íbúðarnúmers, sé lögleg og eðlileg ef tilvísunin vísi til tiltekins eignarhluta sem veiti réttindi í húsfélagi. Hvað varðar áframsendingu Húsastoðar fjöleignahúsaþjónustu ehf. á fundargerð fyrrgreinds húsfundar til Fasteignasölunnar Y sem hafi haft fasteign í fjöleignarhúsinu til sölu segir að í fundargerð hafi komið fram upplýsingar um kvartanda með þeim hætti að vísað hafi verið til íbúðarnúmera þeirra íbúða sem kvartandi og maki hennar séu eigendur að, undir liðnum önnur mál. Einnig segir í bréfinu að í 4. mgr. 64. gr. fjöleignarhúsalaga komi fram að fundargerðir skuli jafnan vera aðgengilegar fyrir félagsmenn og eigi þeir rétt á því að fá staðfest endurrit eða ljósrit þeirra. Þá er í bréfinu vísað til ákvæðis í lögum nr. 70/2015 um sölu fasteigna og skipa þar sem fjallað sé um efni söluyfirlits sem fasteignasali skuli skrá þegar hann fái eign til sölumeðferðar. Þar komi fram að í söluyfirliti skuli tilgreind húsgjöld og yfirstandandi eða væntanlegar framkvæmdir sem búið sé að ákveða á húsfundi sé um fjöleignarhús að ræða, og staða gagnvart hússjóði og framkvæmdasjóði húsfélags. Einnig skuli koma fram eignaskiptayfirlýsing eða samningur sé um fjöleignarhús að ræða og önnur atriði sem kunnugt sé um, svo sem skýrslur um ástand eignar sem gerðar hafi verið. Þá segir í bréfinu að í fundargerð húsfélagsins komi fram upplýsingar um að stjórn húsfélags sé falið að leita úrbóta fyrir hönd húsfélagsins vegna „kolólöglegra framkvæmda“ eigenda þessara tilteknu eignarhluta. Séu það í fyrsta lagi ekki persónuupplýsingar enda sé aðeins vísað til tiltekinna eignarhluta sem skráðir séu í þjóðskrá og í öðru lagi séu þetta upplýsingar sem nauðsynlegar séu fyrir kaupendur íbúðarinnar.

Með bréfi, dags. 15. ágúst 2018, var ítrekað erindi frá 19. júlí 2018 til húsfélagsins X með boði um að koma á framfæri skýringum vegna kvörtunarinnar. Húsastoð fjöleignahúsaþjónusta svaraði fyrir hönd húsfélagsins með bréfi, dags. 28. ágúst 2018, þar sem fram kemur að svar PriceWaterHouseCoopers ehf. fyrir hönd Húsastoðar fjöleignahúsaþjónustu ehf., dags. 15. ágúst 2018, hafi jafnframt verið svar fyrir hönd húsfélagsins X.

Með bréfi, dags. 17. janúar 2019, var kvartanda boðið að koma á framfæri athugasemdum sínum við framkomnar skýringar Húsastoðar fjöleignahúsaþjónustu ehf. og Húsfélagsins X til samræmis við 10. og 13. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Svarbréf kvartanda barst Persónuvernd með tölvupósti þann 27. janúar s.á. Þar segir m.a. að kvartandi gagnrýni þá venju húsfélagsins að birta íbúðarnúmer í fundarboðum og að hengja fundarboð upp í sameign hússins þannig að það sé öllum sem komi inn í bygginguna sýnilegt, bæði íbúum og gestkomandi. Þess í stað ætti að setja það í póstkassa hverrar íbúðar. Þá segir vegna áframsendingar fundargerðar til Fasteignasölunnar Y að samkvæmt upplýsingum sem kvartandi hafi fengið frá Húseigendafélaginu eigi fasteignasala að óska eftir húseigendayfirlýsingu hjá húsfélagi en ekki fundargerð. Húsastoð fjöleignahúsaþjónusta ehf., sem sé bókhaldsþjónusta húsfélagsins X, hafi hins vegar miðlað fundargerð, þar sem fram komi íbúðarnúmer kvartanda undir liðnum önnur mál, til Fasteignasölunnar Y og fleiri fasteignasala.

II.

Forsendur og niðurstaða

1.

Lagaskil

Mál þetta varðar kvörtun sem barst Persónuvernd þann 8. janúar 2018 og lýtur að atvikum sem gerðust fyrir gildistöku núgildandi laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga þann 15. júlí 2018. Umfjöllun og efni þessa úrskurðar verða því byggð á ákvæðum eldri laga, nr. 77/2000, en ekki er um efnislegar breytingar að ræða í lögum nr. 90/2018 á þeim reglum laganna sem hér reynir á.

2.

Gildissvið laga nr. 77/2000

Gildissvið laga nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, sbr. 1. mgr. 3. gr. þeirra laga, og þar með valdsvið Persónuverndar, sbr. 1. og 2. mgr. 37. gr. laganna, nær til sérhverrar rafrænnar vinnslu persónuupplýsinga, sem og handvirkrar vinnslu slíkra upplýsinga sem eru eða eiga að verða hluti af skrá. Með hugtakinu „persónuupplýsingar“ er átt við sérhverjar persónugreindar eða persónugreinanlegar upplýsingar um hinn skráða, þ.e. upplýsingar sem beint eða óbeint má rekja til tiltekins einstaklings, látins eða lifandi, sbr. 1. tölul. 2. gr. laga nr. 77/2000. Þá er með hugtakinu „vinnsla“ átt við sérhverja aðgerð eða röð aðgerða þar sem unnið er með persónuupplýsingar, hvort heldur sem vinnslan er handvirk eða rafræn, sbr. 2. tölul. 2. gr. laga nr. 77/2000.

Í málinu liggur fyrir að upplýsingar um íbúðarnúmer kvartanda voru birtar annars vegar í fundarboði fyrir almennan húsfund húsfélagsins X og hins vegar í fundargerð af aðalfundi húsfélagsins sem miðlað var til fasteignasölu. Umræddar upplýsingar eru persónugreinanlegar og telst því hér vera um að ræða vinnslu persónuupplýsinga sem fellur undir gildissvið laga nr. 77/2000 eins og það er afmarkað í framangreindum ákvæðum.

Sá sem ber ábyrgð á að vinnsla persónuupplýsinga samrýmist lögum nr. 77/2000 er nefndur ábyrgðaraðili. Samkvæmt 4. tölul. 2. gr. laganna er þar átt við þann sem ákveður tilgang vinnslu persónuupplýsinga, þann búnað sem notaður er, aðferð við vinnsluna og aðra ráðstöfun upplýsinganna. Eins og hér háttar til reynir á hvort húsfélagið X eða Húsastoð fjöleignahúsaþjónusta ehf., teljist hafa verið ábyrgðaraðili að vinnslu í tengslum við fundarboð og fundargerð húsfunda hjá húsfélagsinu.

Teljist Húsastoð fjöleignahúsaþjónusta ehf. ekki hafa verið ábyrgðaraðili yrði að líta svo á að viðkomandi hafi haft stöðu vinnsluaðila. Samkvæmt 5. tölul. 2. gr. laganna er þar átt við aðila sem vinnur með persónuupplýsingar á vegum ábyrgðaraðila, sbr. 5. tölul. 2. gr. laga nr. 77/2000. Þá er tekið fram í 3. mgr. 13. gr. laganna að vinnsluaðila sé aðeins heimilt að vinna með persónuupplýsingar í samræmi við fyrirmæli ábyrgðaraðila nema lög mæli fyrir á annan veg.

Líta verður svo á að Húsastoð fjöleignahúsaþjónusta ehf. hafi unnið fyrir húsfélagið X sem sjálfstætt starfandi þjónustuaðili með sérþekkingu á sviði fjöleignarhúsamála. Þegar slíkur sérfræðingur tekur að sér verk getur sérþekking hans og sjálfstæð staða haft þau áhrif að hann teljist ábyrgðaraðili þeirrar vinnslu persónuupplýsinga sem hann viðhefur við framkvæmd verksins. Um þetta er fjallað í áliti frá starfshópi sem starfaði samkvæmt 29. gr. tilskipunar Evrópusambandsins 95/46/EB um vernd einstaklinga í tengslum við vinnslu persónuupplýsinga og um frjálsa miðlun slíkra upplýsinga, en hann var skipaður fulltrúum persónuverndarstofnana í ríkjum sem skuldbundin voru af ákvæðum hennar. Nánar tiltekið er um að ræða álit nr. 1/2010 (WP169) um hugtökin „ábyrgðaraðili“ og „vinnsluaðili“ þar sem meðal annars eru nefnd raunhæf dæmi um hvernig á það getur reynt hvort sjálfstæðir sérfræðingar teljist ábyrgðaraðilar að vinnslu sem þeir hafa með höndum í vinnu fyrir aðra. Má þar nefna að ef endurskoðandi tekur að sér verk án þess að fá nákvæm fyrirmæli um hvernig það skuli unnið er hann alla jafna álitinn vera ábyrgðaraðili að vinnslu persónuupplýsinga sem tengist verkinu. Öðru máli geti hins vegar gegnt ef honum eru nákvæmlega lagðar línurnar um hvernig það skuli unnið (sjá bls. 29 í álitinu).

Fyrir liggur í málinu að Húsastoð fjöleignahúsaþjónusta ehf. sér um húsfélagsþjónustu fyrir húsfélagið X, m.a. utanumhald um húsfélagsfundi. Vandséð er hvernig slíkt hefði átt að vera unnt ef þess háttar vinnsla hefði verið unnin undir nákvæmri handleiðslu húsfélagsins X, sér í lagi þegar litið er til þess að Húsastoð fjöleignahúsaþjónusta ehf. hefur sérfræðiþekkingu á sviði fjöleignarhúsalaga og framkvæmdar þeirra. Telur Persónuvernd í ljósi þessa og annars framangreinds að ábyrgðaraðili þeirrar vinnslu sem tengdist umræddu fundarboði og fundargerð hafi verið Húsastoð fjöleignahúsaþjónusta ehf.

3.

Niðurstaða

Öll vinnsla persónuupplýsinga verður að samrýmast einhverri af kröfum 8. gr. laga nr. 77/2000. Má þar nefna að hún sé nauðsynleg til að gæta lögmætra hagsmuna, enda vegi grundvallarréttindi og frelsi hins skráða ekki þyngra, sbr. 7. tölul. 1. mgr. þess ákvæðis, eða að vinnslan sé nauðsynleg til að fullnægja lagaskyldu sem hvílir á ábyrgðaraðila, sbr. 3. tölul. sömu málsgreinar.

Auk heimildar samkvæmt framangreindu verður öll vinnsla persónuupplýsinga að fullnægja grunnkröfum 1. mgr. 7. gr. laga nr. 77/2000. Þar er m.a. mælt fyrir um að persónuupplýsingar skuli unnar með sanngjörnum, málefnalegum og lögmætum hætti og í samræmi við vandaða vinnsluhætti persónuupplýsinga (1. tölul.); að þær skuli fengnar í yfirlýstum, skýrum, málefnalegum tilgangi og ekki unnar frekar í öðrum og ósamrýmanlegum tilgangi (2. tölul.); og að þær skuli vera nægilegar og ekki umfram það sem nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslunnar (3. tölul.).

Við beitingu laga nr. 77/2000 verður að auki að líta til ákvæða í annarri löggjöf sem við á hverju sinni. Í 60. gr. fjöleignarhúsalaga nr. 26/1994 er fjallað um fundarboðanir almennra húsfunda. Um efni fundarboða segir að í þeim skuli greina tíma og stað fundar og þau mál sem verða tekin fyrir og meginefni tillagna. Þá segir að boða skuli fund tryggilega og er í greinargerð með frumvarpi því er varð að fjöleignarhúsalögum nánar fjallað um hvernig fundarboðun skuli fara fram en ekkert er vikið nánar að efni fundarboðs. Í athugasemd með 60. gr. segir að það fari mjög eftir atvikum og aðstæðum og jafnvel venjum í viðkomandi húsi hvað teljist nægileg fundarboðun. Í sumum tilvikum myndi nægja að hengja upp tilkynningu á viðeigandi stað í sameign hússins en í öðrum væri rétt að afhenda hverjum og einum eiganda fundarboð eða setja það í póstkassa viðkomandi. Er þar átt við form fundarboðunar en ekki er vikið að því í athugasemdum hvernig efni fundarboðs skuli háttað.

Með vísan til þessara frumvarpsathugasemda verður ekki gerð athugasemd við það verklag að umrætt fundarboð hafi verið hengt upp í forstofu sameignar. Einnig ber að líta til áðurnefndrar skyldu til að tilgreina málefni í fundarboðun. Í ljósi hennar telur Persónuvernd þær upplýsingar sem fram komu í fundarboði fyrir húsfund húsfélagsins X, dags. 2. maí 2017, ekki hafa verið umfram það sem eðlilegt getur talist að fram komi í slíku fundarboði og því hafa samrýmst ákvæðum laga nr. 77/2000.

Í 4. mgr. 64. gr. fjöleignarhúsalaga kemur fram að fundargerðir skulu jafnan vera aðgengilegar fyrir félagsmenn og eiga þeir rétt á því að fá staðfest endurrit eða ljósrit þeirra. Þá segir í 25. gr. fjöleignarhúsalaga um upplýsingaskyldu við sölu fasteignar að seljandi skuli gefa fullnægjandi og tæmandi upplýsingar um yfirstandandi eða fyrirhugaðar framkvæmdir, viðgerðir eða endurbætur. Jafnframt segir að seljandi skuli ef við því verði komið afla og leggja fram vottorð eða yfirlýsingu frá húsfélagi um fyrrgreind atriði. Í 11. gr. laga nr. 70/2015 um sölu fasteigna og skipa segir að í söluyfirliti skuli tilgreina m.a. húsgjöld og yfirstandandi eða væntanlegar framkvæmdir sem búið sé að ákveða á húsfundi sé um fjöleignarhús að ræða, og önnur atriði sem kunnugt er um, svo sem skýrslur um ástand eignar sem gerðar hafa verið. Húsfélögum getur þannig verið skylt samkvæmt lögum að leggja fram yfirlýsingu við sölu fasteignar í fjöleignarhúsi. Miðlun Húsastoðar fjöleignahúsaþjónustu ehf. á fundargerð af aðalfundi húsfélagsins X, dags. 20. mars 2017, til fasteignasölunnar Y var samkvæmt þessu í samræmi við ákvæði laga nr. 77/2000.

Meðferð máls þessa hefur dregist vegna mikilla anna Persónuverndar.

Ú r s k u r ð a r o r ð:

Vinnsla Húsastoðar fjöleignahúsaþjónustu ehf. á persónuupplýsingum í fundarboði fyrir húsfélagsfund húsfélagsins X, dags. 2. maí 2017, samrýmdist ákvæðum laga nr. 77/2000.

Miðlun Húsastoðar fjöleignahúsaþjónustu ehf. á fundargerð aðalfundar húsfélagsins X, dags. 20. mars 2017, til fasteignasölunnar Y var í samræmi við ákvæði laga nr. 77/2000.