Svar við fyrirspurn um öflun sakavottorða og upplýsinga um ökuréttindi og ökuferil
1.
Innkomið erindi
Persónuvernd barst fyrirspurn framkvæmda- og eignasviðs Reykjavíkurborgar 5. maí 2009. Þar kemur fram að fyrirhugað sé að ráða í vinnu nokkra 17 ára einstaklinga og er spurt hvort heimilt sé eða skylt að fara fram á sakavottorð þeirra sem ráðnir verða sem yfirmenn þeirra (flokksstjórar). Þar segir
„Nú vorum við að velta fyrir okkur hvort að við mættum/ættum skv. æskulýðslögum að fara fram á sakavottorð frá þeim einstaklingum sem koma til með að vera ráðnir sumarflokkstjórar yfir hópi sem í eru 17 ára einstaklingar sbr. starfsskilyðri í æskulýðsstarfi (10. gr. æskulýðslaga nr. 70/2007).
[..]
Ef mat ykkar er að okkur sé heimilt/skylt að biðja um sakavottorð hafið þið þá skoðun á því hvernig er eðlilegast að sakavottorð sé fengið, þ.e. hvort við biðjum viðkomandi einstaklinga um að afla þess sjálfir og sýna okkur, eða hvort eðlilegt væri að við fengjum undirritað umboð til að sækja vottorðið fyrir þeirra hönd. Einnig velti ég fyrir mér hvort við ættum að eyða vottorðinu þegar þess hefur verið aflað, skila til viðkomandi einstaklings eða varðveita það með starfsmannagögnum.“
Einnig er spurt um heimildir til öflunar upplýsinga um ökuréttindi og ökuferil. Um það segir:
„Á sviðinu hjá okkur er hópur fólks sem keyrir bíla frá sviðinu en einnig er fjöldi fólks með aksturssamninga og keyrir á sínum eigin bílum í erindum fyrir sviðið. Ég myndi vilja fá staðfestingu á að viðkomandi aðilar væru með gild ökuréttindi í dag sem er hægt í gegnum sýslumannsembættið en ég velti fyrir mér hvort réttlætanlegt væri að biðja um upplýsingar um ökuferilsskrá/punktastöðu sömu aðila.“
II.
Svar Persónuverndar
1.
Öflun sakavottorða
Í XXXVI. kafla laga nr. 88/2008 um meðferð sakamála er að finna ákvæði um sakaskrá ríkisins. Samkvæmt 225. gr. laganna hefur Ríkissaksóknari færslu skrárinnar með höndum. Mælt er fyrir um það í 2. mgr. 227. gr. að hver og einn eigi rétt á að fá afhent sakavottorð eða upplýsingar um eigin sakaferil úr sakaskrá. Aðrir eigi því aðeins rétt á að fá aðgang að slíkum upplýsingum að sá sem hlut á að máli hafi fyrst veitt ótvírætt samþykki sitt til þess. Í 8. gr. reglugerðar um sakaskrá nr. 569/1999 er fjallað um útgáfu vottorða til hins skráða sjálfs. Í 10. gr. segir að auk þess sem ríkissaksóknari gefi þau út til eigin afnota skuli vottorð gefin út til dómstóla, dómsmálaráðuneytisins, umboðsmanns Alþingis, lögreglu, fangelsismálastofnunar, útlendingaeftirlitsins. Þá gefi ríkissaksóknari þau út í vissum tilvikum til erlendra yfirvalda
Vegna tilvísunar yðar til æskulýðslaga nr. 70/2007 er eftirfarandi tekið fram: Samkvæmt 2. gr. laganna gilda þau um starfsemi félaga og félagasamtaka sem sinna æskulýðsmálum á frjálsum áhugamannagrundvelli; æskulýðsstarf á vegum ríkis og sveitarfélaga og í skólum, að svo miklu leyti sem við á og önnur lög og aðrar reglur gilda ekki um; og aðra starfsemi þar sem einkum er sinnt ófélagsbundnu æskufólki í skipulögðu æskulýðsstarfi. Ef sú starfsemi sem fyrirhuguð er fellur undir þessa upptalningu þá ber að hlíta þessum lögum en í 3. mgr. 10. gr. þeirra segir að þeir sem starfa hjá aðilum, sem lögin taka til og sinna börnum og ungmennum undir 18 ára aldri í æskulýðsstarfi, megi ekki hafa hlotið refsidóm fyrir tiltekin brot, þ. á m. gegn XXII. kafla almennra hegningarlaga nr. 19/1940 um kynferðisbrot. Samkvæmt 4. mgr. 10. gr. eiga yfirmenn skóla, leikskóla, sumardvalarheimila, íþrótta- og tómstundamiðstöðva og annarra slíkra stofnana eða staða, þar sem börn og ungmenni koma saman eða dveljast um lengri eða skemmri tíma, rétt til upplýsinga úr sakaskrá um það hvort tiltekinn einstaklingur, sem sótt hefur um starf á þeirra vegum, hafi hlotið dóm fyrir umrædd brot. Gert er að skilyrði að viðkomandi einstaklingur samþykki öflun upplýsinganna.
Sambærileg ákvæði er að finna í 36. gr. barnaverndarlaga nr. 80/2002. Samkvæmt 3. mgr. þeirrar greinar eiga yfirmenn sams konar stofnana og tilgreindar eru í 4. mgr. 10. gr. æskulýðslaga rétt til öflunar upplýsinga úr sakaskrá um það hvort starfsumsækjendur hafi hlotið dóm fyrir brot á ákvæðum áðurnefnds kafla almennra hegningarlaga, enda sé fengið samþykki umsækjandans.
Af framangreindu leiðir að miðlun upplýsinga um umsækjanda frá Ríkissaksóknara til framkvæmda- og eignasviðs Reykjavíkurborgar er heimil ef til þess stendur samþykki hans. Þarf slíkt samþykki að vera formbundið, sbr. 7. tölulið 2. gr. laga nr. 77/2000. Þá er heimilt að umsækjandi leggi sjálfur fram sakavottorð.
2.
Upplýsingar úr ökuferils- og ökuskírteinaskrá
Um skrár um ökuréttindi er fjallað í 88. gr. reglugerðar um ökuskírteini nr. 501/1997. Þar segir að Ríkislögreglustjóri skuli halda skrá um útgefin ökuskírteini og að samgönguráðherra setji nánari reglur um hvaða upplýsingar skuli færðar í ökuskírteinaskrá. Ekki er sérstakt ákvæði varðandi miðlun úr skránni. Um ökuferilsskrá er fjallað í reglugerð nr. 929/2006 um ökuferilsskrá og punktakerfi vegna umferðarlagabrota. Embætti Ríkislögreglustjórans heldur landsskrá en lögreglustjórar, hver í sínu umdæmi, færa upplýsingar í þessa skrá. Segir að hún sé hluti af tölvutækri málaskrá lögreglu. Ekki er sérregla um miðlun upplýsinga. Í reglugerð um málaskrá lögreglu, nr. 322/2001, er hins vegar að finna ákvæði þar að lútandi. Í 6. gr. hennar er fjallað um miðlun upplýsinga innan lögreglu og til ákæruvaldsins og Fangelsismálastofnunar. Þá segir að persónuupplýsingum verði aðeins miðlað til annarra stjórnvalda :
1. samkvæmt samþykki hins skráða eða
2. samkvæmt lagaheimild eða
3. samkvæmt heimild Persónuverndar eða
4. ef miðlun upplýsinga er nauðsynleg til að koma í veg fyrir alvarlega og aðsteðjandi hættu.
Af þessu leiðir að miðlun upplýsinga um umsækjanda úr Ökuskírteina- og ökuferilskrá til framkvæmda- og eignasviðs Reykjavíkurborgar er heimil ef til þess stendur samþykki hans. Þarf slíkt samþykki að vera formbundið, sbr. 7. tölulið 2. gr. laga nr. 77/2000. Þá er heimilt að umsækjandi leggi sjálfur fram umrædd gögn.