Tölvupóstur

Hvenær má vinnuveitandi skoða tölvupóst starfsmanns?

Óheimilt er að skoða einkatölvupóst nema brýna nauðsyn beri til, s.s. vegna tölvuveiru eða sambærilegs tæknilegs atviks. Með einkatölvupósti er hér átt við tölvupóst sem starfsmaður sendir eða móttekur á vinnustað og lýtur einungis að einkamálefnum hans en varðar hvorki hagsmuni vinnuveitanda né þá starfsemi sem hann rekur.

Tilvikabundin skoðun vinnuveitanda á tölvupósti starfsmanns er óheimil nema heimild sé til hennar samkvæmt persónuverndarlögum og gætt sé að meginreglum laganna um persónuvernd, s.s. ef grunur er uppi um brot starfsmanns gegn trúnaðar- eða vinnuskyldum.

Þegar tölvupóstsnotkun er skoðuð skal vinnuveitandi gæta þess að gera starfsmanni fyrst grein fyrir því og veita honum færi á að vera viðstaddur slíka skoðun. Þetta á þó ekki við ef þess er enginn kostur, s.s. vegna alvarlegra veikinda starfsmanns. Geti starfsmaður ekki sjálfur verið viðstaddur skoðunina skal veita honum færi á  að tilnefna annan mann í sinn stað.

Persónuvernd hefur sett reglur um rafræna vöktun og meðferð persónuupplýsinga sem til verða við rafræna vöktun, nr. 897/2006.

Hvaða reglur gilda um meðferð tölvupósts við starfslok?

Við starfslok skal starfsmanni gefinn kostur á að eyða eða taka afrit af þeim tölvupósti sem ekki tengist starfsemi vinnuveitandans. Einnig ber vinnuveitanda að leiðbeina starfsmanninum um að virkja sjálfvirka svörun úr pósthólfi sínu um að hann hafi látið af störfum.

Eigi síðar en að tveimur vikum liðnum skal loka pósthólfinu.

Vinnuveitanda er óheimilt að senda áfram á annan starfsmann þann póst sem berst í pósthólf fyrrverandi starfsmanns eftir starfslok, nema um annað hafi verið samið.

Til að tryggja að ábyrgðarskylda persónuverndarlaganna sé uppfyllt getur verið ráðlegt að starfsmaður staðfesti með sannanlegum hætti að hann hafi fengið tækifæri til þess að yfirfara pósthólf sitt hjá vinnuveitanda og taka þaðan einkapóst ef við á.