Úrskurður um vinnslu persónuupplýsinga í tengslum við greinargerð vinnustaðasálfræðings

Mál nr. 2017/81

17.4.2018

Úrskurður

 

Á fundi stjórnar Persónuverndar þann 8. mars 2018 var kveðinn upp svohljóðandi úrskurður í máli nr. 2017/81:

 

I.
Málsmeðferð

 

1.
Tildrög máls

Þann 11. janúar 2017 barst Persónuvernd kvörtun frá [A] (hér eftir nefnd kvartandi), vegna vinnslu persónuupplýsinga um hana hjá [X]. Nánar tiltekið er kvartað yfir vinnslu persónuupplýsinga í tengslum við greinargerð vinnustaðasálfræðings um niðurstöður rannsóknar hans á meintu einelti á vinnustaðnum eftir að [X] var afhent greinargerðin frá sálfræðingnum.

Áður hefur verið úrskurðað í máli af tilefni kvörtunar frá sama kvartanda yfir vinnslu persónuupplýsinga við sjálfa rannsóknina á hinu meinta einelti, sbr. úrskurð Persónuverndar, dags. 23. ágúst 2016, í máli nr. 2016/266. Sú kvörtun beindist að [X] og var krafist endurskoðunar á niðurstöðum sálfræðingsins. Þar sem Persónuvernd taldi sálfræðinginn, en ekki [X], vera ábyrgðaraðila að vinnslu persónuupplýsinga við framkvæmd rannsóknarinnar taldi hún sér ekki unnt að fjalla efnislega um þá kröfu. Jafnframt taldi stofnunin hins vegar [X] vera ábyrgðaraðila að varðveislu á greinargerð sálfræðingsins. Taldi Persónuvernd ljóst að [X] væri ekki þörf á skýrslunni í þágu starfsemi sinnar, en vegna laga um opinber skjalasöfn, sem þær falla undir, taldi hún sér ekki unnt að mæla fyrir um eyðingu skýrslunnar. Hins vegar lagði stofnunin bann við notkun greinargerðarinnar og mælti fyrir um að aðgangur að henni skyldi takmarkaður.

Nú er aftur á móti, eins og fyrr greinir, kvartað yfir vinnslu persónuupplýsinga í tengslum við greinargerðina eftir að sálfræðingurinn afhenti hana [X]. Kemur fram í kvörtun að átt sé við að greinargerðin hafi þá verið notuð sem endanleg niðurstaða í umræddu eineltismáli án þess að [X] hafi, að fenginni greinargerðinni, veitt kvartanda færi á að neyta réttinda sinna. Með vísan til þess er óskað eftir afstöðu Persónuverndar til þess hvort farið hafi verið að 25. gr. laga nr. 77/2000 þar sem fjallað er um hvernig standa ber að leiðréttingu og eyðingu rangra og villandi persónuupplýsinga. Í því sambandi segir að [X] hafi hindrað afhendingu greinargerðarinnar til kvartanda sem hafi einungis fengið að lesa hana í viðurvist trúnaðarmanns. Með því hafi [X] hindrað kvartanda í að leiðrétta alvarlegar og hlutdrægar villur og ósannindi sem fram komi í greinargerðinni, þ. á m. að kvartandi hafi átt sök á einelti á vinnustaðnum, en ekki meintur gerandi eineltisins. Að auki segir að forstjóri [X] hafi ítrekað tekið málstað meints geranda gegn kvartanda. Segir m.a. að forstjórinn hafi náð þeim tökum á umræddum sálfræðingi að hann hafi fengið pantaða niðurstöðu þar sem ábyrgð á eineltinu hafi verið lögð á kvartanda, að forstjórinn hafi haft öll tök á málinu í hendi sér, reynt að þagga það niður og aldrei fengið faglega aðstoð sérfræðings vegna málsins þar til kvartandi hafi brotnað saman og hrakist af vinnustaðnum við illan leik árið 2006. Þá segir að kvartandi hafi ekki verið upplýst um hverjir yrðu viðmælendur sálfræðingsins, ekki hafi verið talað við lykilfólk málsins og þrátt fyrir yfirlýsingar sálfræðingsins hafi ekki verið gætt hlutleysis í greinargerð hans.

Með vísan til framangreinds er þess krafist í niðurlagi kvörtunarinnar að [X] og forstjóri stofnunarinnar verði dæmd fyrir brot gegn ákvæðum laga nr. 77/2000 og upplýsingaskyldu ábyrgðaraðila og fyrir að leggja fram gallaða og ósamþykkta greinargerð umrædds sálfræðings. Þá segir að krafan nái einnig til þess að greinargerðin verði úrskurðuð dauð og ómerk og til eyðingar.

 

2.
Bréfaskipti
2.1.Skýringar [X]

Með bréfi, dags. 10. apríl 2017, var [X] boðið að koma á framfæri skýringum vegna kvörtunarinnar til samræmis við 10. og 13. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Svarbréf [X] er dagsett þann 8. maí s.á. Í svarbréfinu er m.a. vísað til úrskurðar Persónuverndar í fyrrnefndu máli nr. 2016/266 þar sem segir að [X] hafi ekki verið ábyrgðaraðili að samningu greinargerðar sálfræðingsins og því hafi skyldur samkvæmt lögum nr. 77/2000 ekki hvílt á stofnuninni í því sambandi. Að auki segir að það hafi ekki verið á valdi forstjóra að heimila breytingar á greinargerðinni eða ákveða hvaða aðgerðir vinnusálfræðingurinn notaði í greiningu sinni og skýrslugerð.

Einnig segir að greinargerðin hafi verið nauðsynleg til að varpa ljósi á það hvort einelti hefði átt sér stað, vegna kvörtunar kvartanda þess efnis. Þannig hafi greinargerðin verið unnin með málefnalegum og lögmætum hætti, ekki hafi verið unnið með upplýsingar í öðrum tilgangi en að varpa ljósi á kvörtun kvartanda og gætt hafi verið að því að upplýsingarnar væru nægilegar og ekki umfram það sem nauðsynlegt var miðað við tilgang greinargerðarinnar. Með milligöngu [Y], þjónustuskrifstofu fyrir stéttarfélög, hafi kvartandi fengið að lesa greinargerð í viðurvist trúnaðarmanns skrifstofunnar og hafi [X] ekki verið kunnugt um að athugasemdir hafi borist frá kvartanda við efni eða orðalag greinargerðarinnar á þessum tíma. Greinargerðin hafi verið unnin af óháðum vinnustaðasálfræðingi hjá [Z] og hann hafi séð um val á viðmælendum, viðtöl og um að upplýsa þá sem að málinu komu.

Að auki segir að þrátt fyrir endurteknar tilraunir [X] til að hafa samband við kvartanda og ræða efni skýrslunnar og lausn við þeim vanda sem upp var kominn hafi hún ekki orðið við óskum stofnunarinnar þar um og ekki boðað forföll. Hafi hún hafnað öllum samskiptum við forstjóra og aðra yfirmenn [X] vegna málsins og hafi samskipti, að hennar ósk, farið fram með milligöngu trúnaðarmanns frá [Y]. Þá segir að sálfræðingurinn sem valinn var til að gera samskiptagreininguna hafi verið á lista Vinnueftirlitsins yfir fagaðila sem vinna að lausn ágreiningsmála á vinnustöðum, gerður hafi verið verksamningur við fyrirtækið [Z] vegna vinnu ráðgjafans, samskiptagreiningin hafi verið gerð í samráði við stéttarfélög og trúnaðarmenn viðkomandi starfsmanna og að viðbrögð [X] vegna samskiptaörðugleikanna hafi byggst m.a. á reglugerð nr. 1000/2004 um aðgerðir gegn einelti á vinnustað.

Tekið er fram í bréfinu að [X] hafi ítrekað reynt að leysa ágreiningsmálið innan stofnunarinnar áður en leitað hafi verið til utanaðkomandi sérfræðings. Meðal annars hafi verið haldnir sáttafundir og fundir með yfirmönnum þar sem farið hafi verið yfir málið og reyndar sættir milli kvartanda og samstarfskonu hennar, en kvartanir hafi borist á báða bóga. Þá hafi kvartandi átt fund með öryggistrúnaðarmanni og haldnir hafi verið fundir með fulltrúum stéttarfélags kvartanda og sálfræðingi frá fyrirtækinu [Þ]. Kvartandi hafi fengið öll gögn í hendur varðandi þessa fundi og ekki gert athugasemdir. Þegar ljóst hafi verið að ekki væri hægt að leysa ágreininginn innan stofnunarinnar hafi fyrrnefndur sálfræðingur frá [Z] verið fenginn til að koma áleiðis hlutlausri sýn hans á málið.

Hvað varðar ummæli í kvörtun um að ekki hafi verið aflað faglegrar aðstoðar sérfræðinga vegna málsins segir að í desember 2005 hafi [X] óskað eftir að umhverfisráðuneytið tilnefndi aðila til að gera könnun á aðstæðum á vinnustaðnum. Ráðuneytið hafi þá lagt til að samið yrði við [Þ] til að gera úttekt þar að lútandi, en þessi ákvörðun hafi verið kynnt starfsmönnum stofnunarinnar þann 6. janúar 2006. Þá hafi sérstakt átak verið gert fyrstu þrjá mánuði þess árs til að fræða starfsmenn um leiðir til að leysa vandamál á vinnustað og styrkja og efla samskipti þeirra.

Um brotthvarf kvartanda af vinnustaðnum í desember 2006 segir að kvartandi hafi gengið þaðan út eftir að starfsmannastjóri stofnunarinnar hafi kvartað formlega undan endurtekinni ótilhlýðilegri framkomu kvartanda í sinn garð. Eftir það hafi kvartandi ekki mætt til vinnu og tilkynnt sig veika næstu mánuði þar á eftir. Þá segir jafnframt að kvartandi hafi átt fund með sálfræðingi frá [Þ] á heimili sínu eftir að hún gekk út af vinnustaðnum. Að lokum er því vísað á bug að ekki hafi verið hvatt til sátta og að ekki verið um faglega meðferð málsins að ræða á meðan kvartandi var á vinnustaðnum.

Með bréfi [X] fylgdi bréf frá stofnuninni til kvartanda, dags. 15. mars 2007, þar sem henni var tilkynnt að greinargerð sálfræðingsins lægi fyrir og að hún gæti lesið greinargerðina á skrifstofu trúnaðarmanns hennar hjá [Y], en að vegna trúnaðar yrði málsaðilum ekki afhent eintak af greinargerðinni. Jafnframt fylgdi bréf frá [X] til kvartanda, dags. 29. s.m., þar sem segir að trúnaðarmaður hafi staðfest að kvartandi hafi mætt á skrifstofu hans og lesið greinargerðina. Í sama bréfi var kvartandi að auki boðuð á fund á skrifstofu forstjóra [X] þann 24. apríl s.á. til að ræða efni greinargerðarinnar þann 24. apríl s.á. Var tekið fram að kvartanda væri heimilt að taka með sér trúnaðarmann og að gæðastjóri [X] myndi einnig sitja fundinn. Með svarbréfi [X] fylgdi að auki minnisblað, dags. 24. apríl 2007, þar sem fram kemur að kvartandi hafi ekki mætt á þann fund sem boðaður var í fyrrnefndu bréfi, dags. 29. mars 2007, auk bréfs frá [X] til kvartanda, dags. 30. apríl s.á., þar sem óskað er eftir skýringum kvartanda á því að hún hafi hvorki mætt né boðað forföll.

Að lokum fylgdi með svarbréfi [X] dagskrá heilsueflingar, samskipta og forvarna hjá Streituskólanum, útbúin af [Þ], en dagskráin er dagsett í febrúar 2006.

 

2.2.
Athugasemdir kvartanda

Með bréfi, dags. 27. júní 2017, var kvartanda boðið að koma á framfæri athugasemdum sínum við framkomnar skýringar [X]. Svar kvartanda barst með bréfi, dags. 11. júlí s.á. Í svarbréfinu segir að þrátt fyrir þau ummæli í bréfi [X] að það hafi ekki verið á valdi forstjóra að heimila breytingar á skýrslu sálfræðingsins eða ákveða hvaða aðferðir hann notaði í greiningu sinni þá hafi [X] borið að gæta að 7. gr. laga nr. 77/2000, um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga.

Í bréfinu segir að texti greinargerðarinnar sé allur um kvartanda og að honum sé beint gegn henni með undarlega neikvæðum hætti. Ekkert sé fjallað um kvartanir kvartanda yfir einelti á vinnustaðnum og ekkert fjallað um hvernig meintur gerandi þess beitti sér eða hegðaði sér. Við lestur greinargerðarinnar hefði forstjóra [X] því átt að vera ljóst að um augljósa galla á greinargerðinni væri að ræða. Auk þess hafi hann hindrað kvartanda frá því að fá afrit af greinargerðinni og þar með frá því að koma á framfæri skriflegum athugasemdum við hana, en boðað hana á fund til að ræða skýrslu sem hún hafði ekki afrit af. Forstjóri hafi ekki brugðist við göllunum, heldur lagt fram óleiðrétt og ósamþykkt skjal sem endanlegt. Þá segir í bréfinu að kvartandi hafi ekki fengið fræðslu skv. 20. og 21. gr. laga nr. 77/2000 þegar aflað var persónuupplýsinga um hana í viðtölum sálfræðingsins við aðra viðmælendur.

Í svari kvartanda segir einnig að skýrslan hafi ekki verið unnin með málefnalegum eða lögmætum hætti. Ekki sé fjallað um meint einelti í garð hennar og séu vísbendingar um hlutdrægni og ómálefnalega úrvinnslu við val á viðmælendum. Ekki hafi verið talað við lykilaðila málsins, sem kvartandi benti á, en rætt hafi verið við tvo starfsmenn sem höfðu ekki komið nálægt málinu, eftir því sem kvartandi best vissi, en þeir starfsmenn hafi verið æskuvinir meints geranda. Einnig hafi innihald viðtala ekki verið birt með skipulögðum hætti, kvartandi hafi einungis fengið eitt viðtal með sálfræðingnum, sem hafi ekki verið fullnægjandi, auk þess sem hún hafi ekki fengið að sýna honum málsgögn sem hún tók með sér í viðtalið. Þá er því einnig hafnað að upplýsingar hafi verið nægilegar, enda var að sögn kvartanda ekki talað við lykilaðila málsins.

Kvartandi segist hafa fengið greinargerð sálfræðingsins í hendur árið 2009, eftir úrskurð Úrskurðanefndar um upplýsingamál, en í kjölfarið hafi hún sent athugasemdir yfir starfsháttum [X] til Vinnueftirlits ríkisins og yfir starfsháttum sálfræðingsins til Embættis landlæknis, en með svarbréfi kvartanda, dags. 11. júlí 2017, fylgdi afrit af bréfi hennar til embættisins. Í svarbréfi kvartanda segir einnig að henni hafi fundið óhugsandi að senda eitt né neitt til [X] vegna framkomu forstjóra, vantrausts til hans og trúnaðarbrests. Þá segir að kvartandi hafi einnig sent kvörtun til [Z], sálfræðistofu umrædds sálfræðings, en kvartandi hafi ekki fengið svör við þeirri kvörtun.

Þá er það einnig dregið í efa að sálfræðingurinn hafi í raun og veru valið þá viðmælendur sem rætt var við í tengslum við gerð greinargerðarinnar. Í bréfinu segir að sálfræðingurinn hafi komið á vinnustaðinn án þess að þekkja til, en greinilegt hafi verið á viðtali kvartanda við sálfræðinginn að forstjóri [X] hafi sett hann inn í málið, auk þess sem hann hafi ráðið hann til starfsins. Þá er ítrekuð gagnrýni kvartanda á að ekki hafi verið rætt við lykilaðila málsins, s.s. fyrrum yfirmann kvartanda og meints geranda eineltisins, og að rætt hafi verið við tvo nána vini meints geranda.

Að auki segir í bréfinu að kvartandi hafi verið í áfalli og hafi gengið til sálfræðings til að jafna sig á þeirri lífsreynslu sem hún hafi lent í hjá [X]. Henni hafi því ekki verið mögulegt að eiga samskipti við forstjóra [X]. Einnig hafi það verið skilningur kvartanda á bréfi [X] til sín, dags. 15. mars 2007, að greinargerð sálfræðingsins hafi verið endanleg, viðkomandi starfsmönnum yrði gert kleift að lesa skýrsluna og að ekkert benti til þess að hann áliti að laga þyrfti greinargerðina eða breyta henni, enda hafi hann ekki haft samband við kvartanda á vinnslustigi greinargerðarinnar eða áður en hann lagði greinargerðina fram. Þá segir að það hafi verið í höndum trúnaðarmanns kvartanda að boða forföll á fund sem var boðaður með forstjóra þann 24. apríl 2007 og að svara bréfi frá [X] þar sem óskað var skýringa á því hvers vegna hún hefði ekki mætt á fundinn.

Í bréfinu mótmælir kvartandi því sem fram kemur í bréfi [X] um að hún hafi yfirgefið vinnustaðinn eftir að starfsmannastjóri stofnunarinnar hafi kvartað formlega yfir endurtekinni ótilhlýðilegri framkomu hennar í sinn garð. Í bréfinu segir í því sambandi:

 

„Svo undarlega vill til að ég fékk aldrei að sjá þessa meintu kvörtun. Ég frétti af henni frá [forstjóra [X]] sjálfum þegar hann tilkynnti mér munnlega að [starfsmannastjórinn] ætlaði að senda inn formlega kvörtun vegna samskipta við mig. Þau orð urðu til þess að ég settist strax niður og skrifaði mína kvörtun. [...] Meðferð [forstjórans] á þessu máli daginn eftir var þannig að á fundi með mér og [...] öryggistrúnaðarmanni bar hann mér afsökun [starfsmannastjórans] og tilkynnti mér að hún fengi ekki að sjá kvörtun mína, á sama hátt og ég fékk ekki að sjá hennar kvörtun.[...] Ég tek fram að ég fór í veikindaleyfi sex dögum síðar.“

 

Með svarbréfinu fylgdi tölvupóstur frá 7. desember 2006 þar sem kvartandi kvartar formlega yfir starfsmannastjóra [X] til forstjóra stofnunarinnar.

Einnig segir í bréfinu að ef kvartandi hefði fengið að ræða málið við sálfræðinginn, sýna gögn málsins og dagbækur sem hún hafi haldið skipulega allan tímann, og ef hann hefði hlustað og haldið hlutleysi sínu og fjallað um málið út frá frásögn kvartanda og gögnum málsins, hefði efni greinargerðarinnar orðið annað. Þá er það ítrekað að kvartandi telji að þetta eigi rætur sínar að rekja til stjórnarhátta forstjóra [X] og að hann hafi beint sálfræðingnum að tiltekinni niðurstöðu. Þá er jafnframt gagnrýnt að ekki hafi verið rætt við öryggistrúnaðarmann eða öryggisfulltrúa stofnunarinnar, en kvartandi telur ástæðu þess vera þá að engin öryggisáætlun hafi verið til staðar á stofnuninni og að málið hafi því verið þaggað niður.

Kvartandi segir að hún hafi aldrei heyrt um meinta aðkomu [Þ] að kvörtunarmáli sínu, sálfræðingurinn sem fundaði með kvartanda á heimili hennar hafi ekki kynnt sig sem starfsmann [Þ], hún hafi ekki vitað um þá tengingu og að framkoma hans hafi verið slík að kvartandi hafi óskað eftir að eiga ekki frekari samskipti við hann. Þá er því alfarið mótmælt að forstjóri [X] hafi hvatt til sátta í málinu.

 

II.
Forsendur og niðurstaða

 

1.
Gildissvið laga nr. 77/2000
Ábyrgðaraðili – Afmörkun máls

Lög nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga gilda um sérhverja rafræna vinnslu persónuupplýsinga og handvirka vinnslu persónuupplýsinga sem eru eða eiga að verða hluti af skrá, sbr. 1. mgr. 3. gr. laganna. Persónuupplýsingar eru skilgreindar í 1. tölul. 2. gr. laganna sem sérhverjar persónugreindar eða persónugreinanlegar upplýsingar um hinn skráða, þ.e. upplýsingar sem beint eða óbeint má rekja til tiltekins einstaklings, látins eða lifandi. Hugtakið vinnsla er skilgreint sem sérhver aðgerð eða röð aðgerða þar sem unnið er með persónuupplýsingar, hvort heldur vinnslan er handvirk eða rafræn, sbr. 2. tölul. 2. gr. laganna. Í athugasemdum við það ákvæði í því frumvarpi, sem varð að lögum nr. 77/2000, kemur fram að hver sú aðferð, sem nota má til að gera upplýsingar tiltækar, telst til vinnslu. Af þessu öllu er ljóst að hér ræðir um meðferð persónuupplýsinga sem fellur undir valdsvið Persónuverndar.

Sá sem ber ábyrgð á að vinnsla persónuupplýsinga samrýmist lögum nr. 77/2000 er nefndur ábyrgðaraðili. Samkvæmt 4. tölul. 2. gr. laganna er þar átt við þann sem ákveður tilgang vinnslu persónuupplýsinga, þann búnað sem notaður er, aðferð við vinnsluna og aðra ráðstöfun upplýsinganna. Í máli þessu er kvartað yfir vinnslu persónuupplýsinga í tengslum við greinargerð vinnustaðasálfræðings um niðurstöður rannsóknar hans á meintu einelti hjá [X] eftir að stofnuninni var afhent greinargerðin frá sálfræðingnum. Eins og fram kemur í úrskurði stofnunarinnar, dags. 23. ágúst 2016, í máli nr. 2016/266, taldi Persónuvernd sálfræðinginn vera ábyrgðaraðila þeirrar vinnslu sem fram fór við gerð sjálfrar greinargerðinnar. Jafnframt er hins vegar ljóst að [X] teljast vera ábyrgðaraðili þeirrar vinnslu sem nú er kvartað yfir og tengdist notkun greinargerðarinnar eftir að stofnunin hafði fengið hana afhenta.

Í samræmi við framangreint beinist úrskurður Persónuverndar að [X]. Af tilefni þeirrar kröfu kvartanda að úrskurðurinn beinist einnig að forstjóra stofnunarinnar skal tekið fram að úrlausnir hennar beinast ekki að einstökum starfsmönnum ábyrgðaraðila hverju sinni, enda er það ábyrgðaraðilinn sem fer með málsaðild varðandi það hvort við vinnslu persónuupplýsinga hafi verið farið að lögum en ekki einstakir starfsmenn. Einnig skal tekið fram að Persónuvernd fer hvorki með vald til að kveða upp dóma né til að lýsa gögn dauð og ómerk og verður hér því ekki orðið við kröfum kvartanda hvað það varðar. Þá skal tekið fram að þegar hefur verið úrskurðað um hvort umræddri greinargerð eigi að eyða, sbr. fyrrnefndan úrskurð, dags. 23. ágúst 2016, þar sem komist var að þeirri niðurstöðu að í ljósi laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn væri ekki unnt að verða við kröfu þess efnis, auk þess sem mælt var fyrir um að [X] skyldu gera ráðstafanir sem tryggðu að eingöngu forstjóri stofnunarinnar og sá starfsmaður hennar, sem ábyrgð bæri á skjalavörslu, hefðu aðgang að greinargerðinni. Í tengslum við fyrirliggjandi kröfu kvartanda um eyðingu hennar vísast til umfjöllunar í áðurgreindum úrskurði.

 

2.
Lagaumhverfi

Svo að vinnsla persónuupplýsinga sé heimil þarf ávallt að vera fullnægt einhverju skilyrða 8. gr. laga nr. 77/2000. Hér koma þá einkum til álita 3. tölul. 1. mgr. þeirrar greinar, þess efnis að vinna megi með persónuupplýsingar sé það nauðsynlegt til að fullnægja lagaskyldu, og 7. tölul. sömu málsgreinar, þess efnis að vinnsla sé heimil sé hún nauðsynleg til að gæta lögmætra hagsmuna nema frelsi og réttindi hins skráða vegi þyngra.

Að auki þarf ávallt að fara að öllum kröfum 1. mgr. 7. gr. laga nr. 77/2000, m.a. um að við vinnslu persónuupplýsinga skal þess gætt að vinnslan sé sanngjörn, málefnaleg og lögmæt og að öll meðferð upplýsinganna samrýmist vönduðum vinnsluháttum (1. tölul.); og að upplýsingarnar skulu vera áreiðanlegar og uppfærðar eftir þörfum, en persónuupplýsingar, sem séu óáreiðanlegar eða ófullkomnar miðað við tilgang vinnslu þeirra, skuli afmá eða leiðrétta (4. tölul).

Nánari útfærslu á kröfunni um sanngirni og vandaða vinnsluhætti samkvæmt 1. tölul. 1. mgr. 7. gr. laga nr. 77/2000 er að finna í 21. gr. laganna, þar sem fjallað er um fræðslu sem veita ber hinum skráða þegar upplýsinga er aflað frá öðrum en honum sjálfum, og 18. gr. laganna, þar sem fjallað er um rétt hins skráða til að fá vitneskju um vinnslu persónuupplýsinga um sig. Í hvorugu þessara ákvæða er að mælt fyrir um rétt hins skráða til að fá frumgögn afhent. Í öðrum lögum getur hins vegar verið mælt fyrir um slíkan rétt og má þar nefna upplýsingalög nr. 140/2012, en í 14. gr. þeirra laga er kveðið á um skyldu stjórnvalda, sé þess óskað, til að veita aðila aðgang að fyrirliggjandi gögnum um hann sjálfan. Ber að líta svo á að til að vinnsla persónuupplýsinga geti talist sanngjörn og samrýmst vönduðum vinnsluháttum verði að fara að þessu ákvæði upplýsingalaga. Í því sambandi skal tekið tekið fram að hinn 4. maí 2009 kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp úrskurð (mál nr. A-299/2009 hjá nefndinni) þess efnis að [X] bæri að afhenda kvartanda umrædda greinargerð á grundvelli ákvæðisins, en í því fólst að synjun stofnunarinnar um þá afhendingu, dags. 27. nóvember 2008, samrýmdist ekki upplýsingalögum.

Hvað varðar kröfuna um áreiðanleika persónuupplýsinga samkvæmt 4. tölul. 1. mgr. 7. gr. laga nr. 77/2000 er nánari útfærslu að finna í 25. gr. laganna, en þar er mælt fyrir um hvernig standa beri að leiðréttingu og eyðingu rangra og villandi persónuupplýsinga. Eins og fram kemur í fyrrnefndum úrskurði Persónuverndar, dags. 23. ágúst 2016, getur stofnunin ekki, í ljósi laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn, mælt fyrir um eyðingu eða breytingu umræddrar greinargerðar á grundvelli þessa ákvæðis. Hins vegar ber að líta svo á að þegar eyðing eða breyting gagna á grundvelli ákvæðisins er óheimil beri engu að síður að leiðrétta rangar og villandi upplýsingar með því að færa inn athugasemd um leiðréttingu. Þá ber að líta svo á, í ljósi áðurgreindrar kröfu um sanngirni, að þegar um ræðir matskenndar upplýsingar eigi hinn skráði rétt á að fá færðar inn athugasemdir sínar til leiðréttingar, s.s. bréf sem varðveitt er með gögnunum, þó svo að ekki liggi fyrir staðfesting á því að nægs áreiðanleika hafi ekki verið gætt.

 

3.
Niðurstaða

Eins og fyrr greinir kvað úrskurðarnefnd um upplýsingamál upp úrskurð hinn 4. maí 2009 (mál nr. A-299/2009 hjá nefndinni) þess efnis að [X] bæri, á grundvelli 9. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012, að verða við ósk kvartanda um afhendingu þeirrar greinargerðar sem um ræðir í máli þessu og að synjun stofnunarinnar um afhendinguna, dags. 27. nóvember 2008, hefði því ekki samrýmst lögunum. Þá er til þess að líta að eins og lýst hefur verið felur krafan um sanngirni og vandaða vinnsluhætti samkvæmt 1. tölul. 1. mgr. 7. gr. laga nr. 77/2000 í sér að fara ber að þeim ákvæðum annarra laga sem veita hinum skráða rétt til að fá afhent gögn um sig, í þessu tilviki samkvæmt ósk hans við stjórnvald. Þar sem áðurnefnd synjun [X] var ólögmæt samkvæmt framangreindu telst stofnunin því ekki hafa farið að umræddri kröfu laga nr. 77/2000, þ.e. frá því að synjað var um afhendingu umræddrar greinargerðar og þar til aðgangur var veittur að henni að uppkveðnum úrskurði úrskurðarnefndar um upplýsingamál.

Að auki skal tekið fram að kjósi kvartandi að leggja fram athugasemdir til leiðréttingar greinargerðinni ber [X] að taka við þeim og varðveita með henni í samræmi við það sem rakið er í 2. kafla hér að framan.

 

 

Ú r s k u r ð a r o r ð:

Neitun [X] um að afhenda [A] greinargerð vinnustaðasálfræðings vegna máls um einelti á stofnuninni, frá því að ósk hennar þar að lútandi var synjað hinn 27. nóvember 2008 og þar til greinargerðin var afhent að uppkveðnum úrskurði úrskurðarnefndar um upplýsingamál hinn 4. maí 2009 í máli nr. A-299/2009, var ekki í samræmi við kröfuna um sanngirni og vandaða vinnsluhætti við vinnslu persónuupplýsinga samkvæmt 1. tölul. 1. mgr. 7. gr. laga nr. 77/2000.