Beiðni ríkissaksóknara um álit á afhendingu upplýsinga úr sakaskrá við ráðningu kennara og skólastjórnenda við leikskóla, grunnskóla og framhaldsskóla

Mál nr. 2022091444

31.10.2022

 

Efni: Beiðni ríkissaksóknara um álit á afhendingu upplýsinga úr sakaskrá við ráðningu kennara og skólastjórnenda við leikskóla, grunnskóla og framhaldsskóla

 

1.
Erindi ríkissaksóknara

Persónuvernd vísar til erindis ríkissaksóknara, dags. 5. september 2022, þar sem óskað er eftir áliti Persónuverndar á afhendingu upplýsinga úr sakaskrá við ráðningu kennara og skólastjórnenda við leikskóla, grunnskóla og framhaldsskóla.

Í erindinu kemur fram að af 3. mgr. 12. gr. laga nr. 95/2019 um menntun, hæfni og ráðningu kennara og skólastjórnenda við leikskóla, grunnskóla og framhaldsskóla, verði ráðið að nú sé heimilt að sækja upplýsingar að veittri fræðslu til viðkomandi þar að lútandi. Ríkissaksóknari óski álits Persónuverndar á því hvort í framangreindu lagaákvæði eða eftir atvikum öðrum sem vísað er til í erindinu felist heimild til að veita upplýsingar úr sakaskrá um alla umsækjendur um framangreind störf. Þá er jafnframt óskað álits á því hvort liggja þurfi fyrir einhvers konar staðfesting á að viðkomandi hafi verið veitt fræðsla um að upplýsingar verði sóttar. Jafnframt er óskað eftir svörum um hvað Persónuvernd telji fullnægjandi fræðslu í þessu samhengi.

2.
Svar Persónuverndar
2.1. Öflun sakaskrár

Samkvæmt 3. mgr. 12. gr. laga nr. 95/2019 um menntun, hæfni og ráðningu kennara og skólastjórnenda við leikskóla, grunnskóla og framhaldsskóla, er óheimilt að ráða einstakling til starfa við leik-, grunn- og framhaldsskóla sem hlotið hefur refsidóm fyrir brot á ákvæðum XXII. kafla almennra hegningarlaga nr. 19/1940. Í ákvæðinu segir jafnframt að við ráðningu sé heimilt að sækja upplýsingar úr sakskrá um það hvort tiltekinn einstaklingur hafi hlotið dóm vegna brota á ákvæðum XXII. kafla almennra hegningarlaga, að veittri fræðslu til viðkomandi þar að lútandi. Í greinargerð með frumvarpi því er varð að lögum nr. 95/2019 segir að ákvæðið sé samhljóða ákvæði í sérlögum um leik-, grunn- og framhaldsskóla. Með því sé áréttuð heimild skólastóra eða skólameistara til öflunar upplýsinga úr sakskrá. Þá segir að mikilvægt sé að áður en gengið sé frá ráðningarsamningi liggi fyrir sakavottorð eða heimild leikskólastjóra, með samþykki umsækjanda, til að afla upplýsinga úr sakaskrá.

Af framangreindu orðalagi, bæði lagákvæðisins sjálfs og skýringa í greinargerð með frumvarpinu, verður að mati Persónuverndar ekki séð að heimild til öflunar sakaskrár eigi við um alla umsækjendur starfs. Telur stofnunin orðalagið benda til þess að eingöngu sé heimilt að sækja upplýsingar úr sakaskrá þess einstaklings sem talinn hefur verið hæfastur til að sinna viðkomandi starfi áður en gengið sé frá ráðningu hans. Þá verður ekki séð að slík heimild felist í öðrum þeim lögum og reglum sem vísað er til í erindinu, þ.e. sakamálalögum nr. 88/2008, lögum nr. 75/2019 um vinnslu persónuupplýsinga í löggæslutilgangi og reglum nr. 680/2009 um sakaskrá ríkisins.

2.2. Fræðsla

Ein af meginreglum persónuverndarlöggjafarinnar er að þess skuli gætt að þær séu unnar með lögmætum, sanngjörnum og gagnsæjum hætti gagnvart hinum skráða, sbr. 1. tölul. 1. mgr. 8. gr. laga nr. 90/2018, sbr. einnig a-lið 1. mgr. 5. gr. reglugerðar (ESB) 2016/679. Til að meta hvort skilyrðið um gagnsæi hafi verið uppfyllt þarf því að líta til ákvæða um fræðsluskyldu.

Fræðsluskylda ábyrgðaraðila, þ.e. skyldan til að veita upplýsingar um vinnslu persónuupplýsinga hins skráða, á við óháð þeim lagagrundvelli sem vinnslan byggist á, þ.e. hvort sem um ræðir samþykki eða annan lagagrundvöll. Þá ber að veita fræðslu um vinnslu persónuupplýsinga á þeim tíma sem upplýsinganna er aflað hjá hinum skráða, sbr. 61. lið formálsorða reglugerðar (ESB) 2016/679.

Um fræðsluskyldu, gagnsæi og rétt hins skráða til upplýsinga er fjallað í 17. gr. laga nr. 90/2018 og 12.-14. gr. reglugerðar (ESB) 2016/679. Í 1. mgr. 17. gr. laganna segir að ábyrgðaraðili skuli gera viðeigandi ráðstafanir til að tryggja gagnsæi upplýsinga og tilkynningar til skráðs einstaklings samkvæmt fyrirmælum 12. gr. reglugerðarinnar svo að hann geti neytt upplýsingaréttar síns og réttar til aðgangs. Í 2. mgr. sömu greinar, sbr. einnig 12. og 13. gr. reglugerðarinnar, kemur fram að hinn skráði á rétt til upplýsinga um vinnslu, hvort sem persónuupplýsinga er aflað hjá honum sjálfum eða ekki, svo og rétt til aðgangs að persónuupplýsingum um sig samkvæmt fyrirmælum 13.-15. gr. reglugerðarinnar með þeim undantekningum sem greinir í 3. mgr. ákvæðisins.

Hvað varðar þá spurningu embættisins um hvort staðfesting þurfi að liggja fyrir á því að hinum skráða hafi verið veitt fræðsla bendir Persónuvernd á að þegar vinnsla persónuupplýsinga byggist á annars konar heimild en samþykki verður ekki litið svo á að yfirlýsing hins skráða um að hann fallist á vinnsluna þurfi að liggja fyrir. Eftir atvikum getur þó ástæða verið til þess að fyrir liggi staðfesting hins skráða á að hann hafi fengið fræðslu um vinnsluna, svo sem með skriflegri undirritun eða með rafrænni staðfestingu. Þá getur það jafnframt verið liður í því að ábyrgðaraðili uppfylli ábyrgðarskyldu sína.

Hvað varðar þá spurningu embættisins um hvað teljist vera fullnægjandi fræðsla er vísað til 14. gr. reglugerðarinnar þar sem fjallað er frekar um þær upplýsingar sem ber að veita þegar persónuupplýsingar hafa ekki fengist hjá skráðum einstaklingi, meðal annars hver sé tilgangur fyrirhugaðrar vinnslu, hver lagagrundvöllur hennar sé og hversu lengi upplýsingarnar verði geymdar.

Persónuvernd áréttar að fræðsluskylda hvílir á þeim sem vinna persónuupplýsingar samkvæmt 17. gr. laga nr. 90/2018, sbr. 12. – 14. gr. reglugerðar (ESB) 2016/679, og þarf ábyrgðaraðili, í þessu tilviki sá sem stendur að ráðningu viðkomandi starfsmanns, að tryggja að hinn skráði fái fræðslu eftir því sem lög krefjast.

Persónuvernd, 31. október 2022

Vigdís Eva Líndal            Steinunn Birna Magnúsdóttir