Sundurliðun símtala

Persónuvernd hefur borist fyrirspurn yðar, dags. 3. ágúst sl., varðandi það hversu miklar upplýsingar yfirmaður megi fá í hendur um símanotkun starfsmanns síns. Í þessu bréfi verður leitast við að svara spurningum yðar.


Í bréfi yðar segir:

,,Það sem okkar viðskiptavinir eru að fara fram á núna er að fá tvennskonar upplýsingar sem ég er ekki viss um að ég megi veita.
1. Ef viðskiptavinur hringir inn og segist hafa talað við ákveðinn starfsmann eða beðið í 20 mínútur og ekki fengið svar, starfsmaður spyr úr hvaða númeri viðskiptavinurinn hringdi, má ég þá senda starfsmanni upplýsingar um hvort þessi viðskiptavinur hafi hringt og ef hann hefur hringt við hvern hann talaði og hversu lengi? Sum fyrirtæki sem við þjónustum eru í þeirri stöðu að ef þau svara ekki símtali innan ákveðins tíma geta þau lent í fjárhagslegu tjóni sem er í hag þess sem segist ekki hafa fengið svörun!

2. Þjónustufyrirtæki liggur undir ámæli vegna lélegrar símsvörunar, þessi lélega símsvörun virðist einungis vera þegar ákveðinn starfsmaður er á vakt. Ástæðan getur verið eðlileg skýring eða að starsfmaður er að hringja í vini og kunningja á meðan síminn glymur. Yfirmaður fer fram á að fá skýrslu frá mér vegna starfsmanns. Hversu miklar upplýsingar má ég senda?

  • Má ég senda sundurliðaða skýrslu sem sýnir öll símtöl inn og út, hversu lengi var talað, svörunartíma og við hvaða númer var verið að tala? Má allt númerið koma fram eða þarf að setja x í síðustu tölustafi í númeri og þá hversu marga?
  • Má ég senda sundurliðaða skýrslu sem innihalda einungis inn símtöl, þá úr hvaða númeri er hringt, hver er svörunartími, hversu lengi varaði símtalið, áframsendi starfsmaður símtalið?
  • Má ég senda sundurliðaða skýrslu sem innihalda einungis út símtöl, þá í hvaða númeri er hringt, hver er svörunartími, hversu lengi varaði símtalið, áframsendi starfsmaður símtalið? Ef númerið má ekki koma fram má ég senda sömu upplýsingar án númers sem geta orðið til að starsfmaður fær tiltal eða verður rekinn? Hjá flestum þeim fyrirtækjum sem ég hef verið spurður um þessar upplýsingar er sérstök starfsmanna aðstaða sem er ætlast til að starfsmenn noti til persónulegra símtala.
Ég þarf að fá úr því skorið hvað ég má senda og hvað ekki."

Þar sem þér óskið eftir að fá ,,skorið úr" því hvað sé heimilt og hvað ekki er rétt að taka fram að Persónuvernd úrskurðar í ágreiningsmálum um vinnslu persónuupplýsinga. Af því leiðir að stofnuninni er ekki heimilt, í almennu svari eins og þessu, að taka bindandi afstöðu til álitaefnis sem þessa, þar sem hún kynni að verða vanhæf við afgreiðslu ágreiningsmáls sem upp kann að koma síðar meir. Þar sem Persónuvernd hefur hefur ekki leyst úr ágreiningi sem varðar sambærileg álitamál verður að láta nægja að gera yður almenna grein fyrir þeim ákvæðum laga og reglna sem við eiga.


1. Upplýsingar um númer sem hringir í fyrirtæki
Ekki verður séð að ákvæði laga nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga standi því í vegi að rétthafi símanúmers fái upplýsingar um það úr hvaða númeri hefur verið hringt í hann. Þá verður ekki séð að lög nr. 77/2000 standi því í vegi að veittar séu upplýsingar um við hvaða starfsmann viðkomandi ræddi eða hversu lengi. Við þetta verður þó að gera þann fyrirvara að hafi sá sem hringdi verið með virka númeraleynd kann að orka tvímælis að veita slíkar upplýsingar án hans samþykkis. Það er því ljóst að yður verður að vera tæknilega kleift að gera greinarmun á því hvort símanúmer sem hafa hringt inn séu með virka númeraleynd eða ekki.


2. Sundurliðun símtala starfsmanna
Almennt er talið að vinnuveitanda sé heimilt að takmarka símnotkun starfsmanna sinna. Vinnuveitanda getur því verið heimilt að fylgjast með símnotkun starfsmanna, eigi slík vinnsla sér skýran, yfirlýstan og málefnalegan tilgang og uppfylli eitthvert skilyrða 1. mgr. 8. gr. laga nr. 77/2000. Þetta er þó háð því að starfsmaður hafi áður fengið þá lögbundnu fræðslu sem kveðið er á um í 21. gr. laganna. Vinnuveitanda ber einnig að setja skriflegar reglur um slíka símvöktun og skilgreina þá stefnu sem hann hyggst fylgja varðandi hana, sbr. 9. gr. reglna nr. 888/2004 um rafræna vöktun. Óheimilt er að beita slíkum reglum nema þeim sem vöktun beinist að hafi áður sannanlega verið kunngjört efni þeirra og þeim gefinn a.m.k. 15 daga frestur til að koma að athugasemdum. Þá ber vinnuveitanda að tilkynna um vinnsluna til Persónuverndar, sbr. 5. gr. reglna nr. 698/2004, sbr. og 31. gr. laga nr. 77/2000.


Persónuvernd hefur ekki mælt fyrir um að má þurfi síðustu tölustafi símanúmers út við sundurliðun, enda fer sundurliðun yfirleitt fram við gerð símreikninga og það er á valdsviði samgönguráðherra að setja reglugerð um meðferð upplýsinga sem nauðsynlegar eru fyrir gerð reikninga, þ. á m. sundurliðun þeirra, sbr. 4. mgr. 38. gr. fjarskiptalaga nr. 81/2003. Hér er hins vegar ekki um að ræða gerð símreiknings og er í þessu sambandi bent á 3. tölul. 7. gr. laga nr. 77/2000 og 3 gr. reglna nr. 888/2004. Af þeim ákvæðum leiðir að ekki má ganga lengra en brýna nauðsyn ber til miðað við þann tilgang sem að er stefnt. Vinnuveitandinn verður því að meta hvort honum er nauðsynlegt að fá númerið í heild sinni eða hvort honum nægja takmarkaðri upplýsingar.


Einnig er rétt að benda á að æskilegt er að þeir sem hringja inn viti að símtöl séu skráð kerfisbundið, þrátt fyrir að slíka krafa leiði ekki af lögum nr. 77/2000. Slíkri fræðslu má auðveldlega koma á framfæri með stuttri tilkynningu á símsvara þess fyrirtækis sem á í hlut.



Persónuvernd vonar að ofangreint svari fyrirspurn yðar en frekari upplýsingar verða fúslega veittar.

Var efnið hjálplegt? Já Nei