Aðgangur að tölvubréfi starfsmanns samtaka - mál nr. 2012/1341

28.12.2012

Efni: Ósk um aðgang að bréfaskiptum. Frávísun.


1.
Erindi A
Þann 15. nóvember 2012 barst Persónuvernd kvörtun A yfir að hafa ekki fengið aðgang að tölvubréfi eins starfsmanns X samtakanna, B, til annars starfsmanns samtakanna, C. Þau starfa fyrir húsnefnd og landsþjónustunefnd. Um er að ræða bréf sem sent var þann 21. febrúar 2012.

Með kvörtuninni fylgdu afrit af beiðnum A, dags. 12. og 20. júlí 2012, um afrit af tölvubréfinu. Þá fylgdi afrit af svarbréfi samtakanna til yðar, dags. 10. ágúst 2012. Þar segir eftirfarandi:

„Þú ferð í bréfi dagsettu 20.07.2012, fram á að fá afhendan tölvupóst sem ég sendi í vetur til [C] þar sem ég bað um að tilhögun á leigu hér í húsinu yrði útskýrð fyrir þér. Fyrr í sumar fórst þú í samtali fram á það sama og bauð ég þér þá að lesa fyrir þig þennan tölvupóst, enda þótti mér drengilegt að þú fengir að vita efni hans. Þú þáðir það og las ég póstinn upphátt fyrir þig. Ég samþykki hins vegar ekki að afhenda þér neina tölvupósta sem skrifaðir eru í mínu nafni.“

Í svarbréfi samtakanna til yðar, dags. 3. september 2012, segir:

„Þjónustumiðstöð Y hefur tekið fyrir skriflegt erindi þitt dags. 12.7.2012 um afhendingu tölvupóst[s] sem þú tilgreindir í erindi þínu. Niðurstaða: Erindinu var synjað.“

Með bréfi, dags. 27. nóvember 2012, gerði Persónuvernd samtökunum grein fyrir erindi yðar, en tók fram að hún hafði enga ákvörðun tekið um það hvort málið félli undir sitt verksvið.

Persónuvernd hafa borist tvenn svör frá samtökunum. Annað er dags. 11. desember 2012, undirritað af B. Þar segir eftirfarandi:

„Atvik sem lágu til að tölvupósturinn var sendur: Viðkomandi maður kom hér á vinnustað minn, þjónustuskrifstofu sem rekin er af landsþjónustunefnd X samtakanna og neitaði að víkja út af skrifstofunni er hann var þess beðinn. Hann bar því við að þar eð hann væri X-maður, réði hann því hvort hann væri á skrifstofunni, þar eð þetta væri skrifstofa X samtakanna.[...]

Ef fólk er beðið að víkja af skrifstofunni ber því að sjálfsögðu að verða við því og á ég ekki að þurfa að rökstyðja það frekar, en sem dæmi má þó nefna að þegar undirrituð fer í mat, fram í eldhús, á salerni, eða í lagerrými í kjallara er skrifstofuherbergið lokað á meðan. Skrifstofuherbergið er ekki hluti almennu opnu rými eins og því sem haft er til fundaaðstöðu í húsinu, en allir eru velkomnir hingað á opnunartíma, sem þeirrar þjónustu leita sem skrifstofan stendur fyrir, með þó þeim fyrirvörum sem að ofan getur. Þetta hefur aldrei valdið árekstrum utan í þessu tilviki.

Leitaði ég til manns sem ég hef þekkt í mörg ár og sem er nefndarmaður húsnefndar [C] og bað hann að útskýra fyrir manninum sem kröfuna gerir, hvernig tilhögun á leigu væri háttað í húsinu. Tók hann vel í að aðstoða mig, þótt honum í sjálfu sér bæri ekki til þess skylda, en hafði ekki tíma til að tala við mig að sinni og bað mig að senda sér tölvupóst með helstu upplýsingum svo hann vissi um hvað málið snérist. Varð ég við því. Var sá póstur á milli mín og [C], en pósturinn var ekki frá landsþjónustunefnd, né ritaður í nafni landsþjónustunefndar.

Engar persónuupplýsingar eru geymdar á skrám um X-félaga, ekki eru gefin upp nöfn X-félaga hér á skrifstofunni - og engar persónupplýsingar um manninn sem kröfuna gerir, koma fram í tölvupóst[i]num sem sendur var. Þar kemur fram fornafn hans og sú staðreynd að hann er hér oft í húsinu. Tölvupósturinn sem ég skrifaði til [C] var ætlaður honum og sendur honum og var frá mér persónulega og er efni hans atvikalýsing frá því er maðurinn neitaði að víkja út af skrifstofunni og svo beiðni til [C] um að útskýra fyrir manninum hvernig húsið er rekið.

Tölvupóstur þessi er einkapóstur og verður ekki með mínu samþykki afhentur manninum.“

Hitt er dags. 12. desember 2012, undirritað af C. Þar segir m.a.:

„Fékk beiðni frá [B] þann 21.2.2012 um að útskýra fyrir [kvartanda] tilhögun á leigu og ráðstöfun leigutaka á leigðri aðstöðu í húsinu T.

Var ég við þeirri beiðni þann 22.2.2012 kl. 13:00[. V]iðstaddur að minni beiðni [var] annar þjónustunefndarmaður, [...].

Útskýrt var fyrir kæranda að stigsmunur væri á leigu á fundarsölum til 12 sporasamtaka og skrifstofurými  X samtakanna[. Þ]að væri lokað rými sem X samtökin hefðu fullt yfirráð yfir og gætu sett sínum viðskiptavinum samskiptareglur eða önnur mörk án sérstaks leyfis leigusala.

Annað í umræddum tölvupósti var atvikalýsing á samskiptum þeim sem fram fóru á milli [B] og [kvartanda] og er í meginatriðum sú sama og fram kemur í svari [B] [...] til Persónuverndar.

Reynt var að hvetja [kvartanda] til sátta í þessu máli en án árangurs og honum sagt að lokum um kl. 14:30 að þjónustunefnd eða við persónulega kæmum ekki frekar að þessu máli og tækjum enga afstöðu til þeirra samskipta sem fóru í milli hans og [B] daginn áður.
Þrátt fyrir að [kvartanda] hafi verið tjá[ð] að hvorki undirritaður né þjónustunefndin kæmum að þessu máli frekar hefur [kvartandi] í sífellu verið að ræða þessi samskipti sín og [B] við undirritaðan og aðra í þjónustunefndinni.“

2.
Ákvörðun um frávísun
Erindi þetta lýtur að ósk um aðgang að bréfi sem sent var á milli tveggja starfsmanna X samtakanna. Í umfjöllun um bréfaskrif, þar sem bréfritarar skiptast á skoðunum, ber að hafa í huga að tjáningarfrelsið er varið af 73. gr. stjórnarskrárinnar. Þá er í 71. gr. hennar það ákvæði að allir skuli njóta friðhelgi einkalífs, heimilis og fjölskyldu. Segir að ekki megi gera líkamsrannsókn eða leit á manni, leit í húsakynnum hans eða munum, nema samkvæmt dómsúrskurði eða sérstakri lagaheimild. Sama eigi við um rannsókn á skjölum og póstsendingum, símtölum og öðrum fjarskiptum, svo og hvers konar sambærilega skerðingu á einkalífi manns.

Hlutverk Persónuverndar er að hafa eftirlit með framkvæmd laga nr. 77/2000. Þau eru byggð á því meginviðhorfi, sbr. ákvæði 5. gr., að það sé hlutverk dómstóla en ekki Persónuverndar að skera úr slíkum vafatilvikum um mörk tjáningarfrelsis og einkalífsréttar.

Markmið laga nr. 77/2000, eins og það er afmarkað í 1. gr. þeirra, er að stuðla að því að með persónuupplýsingar sé farið í samræmi við grundvallarsjónarmið og reglur um persónuvernd og friðhelgi einkalífs og að tryggja áreiðanleika og gæði slíkra upplýsinga. Þrátt fyrir að í umræddu bréfi sé að finna persónuupplýsingar um A liggur ekki fyrir að á ábyrgðaraðila, hér X samtökunum, hvíli skylda til að afhenda honum umbeðið afrit af því. Þegar bréfaskrif tveggja manna um vinnutengt efni eru aðeins til innanhússnota nota þarf ekki að uppfylla heimildarákvæði laganna. Þá hefur Persónuvernd lagt þann skilning í 18. gr. laganna, um upplýsingarétt hins skráða, að hann eigi rétt á að fá vitneskju um það þegar persónuupplýsingar flytjast frá einum ábyrgðaraðila til annars, en ekki um það þegar þær færast milli starfsmanna, eins og sama ábyrgðaraðila. Loks ber að nefna að ef vinnsla er til persónulegra nota, sbr. 3. gr. laganna, og henni verður ekki jafnað við miðlun til þriðju aðila eða opinbera birtingu, fellur hún utan gildissviðs þeirra.

Með vísun til framangreinds standa ekki lagaskilyrði til þess að Persónuvernd taki mál þetta til meðferðar og verður það þar af leiðandi fellt niður.