Miðlun upplýsinga um uppsögn til allra starfsmanna

27.7.2010

Úrskurður

Hinn 22. júní 2010 kvað stjórn Persónuverndar upp svohljóðandi úrskurð í máli nr. 2010/417:

I.

Bréfaskipti

Persónuvernd barst kvörtun K (hér eftir nefnd „kvartandi“), dags. 28. apríl 2010, yfir því að skólastjóri Kársnesskóla hafi greint frá uppsögn hennar í tölvupósti til allra starfsmanna skólans. Kvörtuninni fylgir texti tveggja tölvubréfa þar sem fjallað er um hagi starfsmanna skólans. Annað tölvubréfanna varðar m.a. kvartanda, en að henni er vikið með þessum orðum: „Vegna niðurskurðar á öðrum sviðum hef ég þurft að segja upp einum matráði næsta vetur og er það [K].“ Í kvörtuninni segir:

„Mér var sagt upp störfum eftir 12 ára starf sem matráður við skólann. Það er ekki sársaukalaust. En þá bregður svo við að skólastjóri gengur fram í því að senda út tölvupóst til allra starfsmanna þar sem hún tilkynnir uppsögn mína og ásamt í leiðinni að hugsanlegar aðrar breytingar kunni að eiga sér stað og afleysinga- eða stundakennarar verði ekki endurráðnir. Eina uppsögnin sem ákveðin og tilgreind var í bréfinu var mín uppsögn. (Sjá meðfylgjandi bréf 1.) Tölvupóstur þessi fór til yfir 80 viðtakenda og mér er spurn; var einhver þörf á því að tilkynna starfsuppsögn með þessum hætti? Og það skal áréttað að ég átti eftir að 4 mánaða uppsagnarfrest þegar umræddur tölvupóstur var sendur út.“

Í kvörtuninni segir einnig að ekki sé farið fram á ógildingu uppsagnarinnar og að ekki sé fjölyrt um það hvernig uppsögnin ber að og ástæður hennar. Hins vegar séu gerðar athugasemdir við hvernig uppsögnin sé meðhöndluð.

Kvörtuninni fylgdi texti tveggja tölvubréfa þar sem fjallað er bæði um uppsögn hennar og viðkvæma hagi annarra starfsmanna. Í því tölvubréfi sem hafði að geyma upplýsingar um hana sagði:

„Vegna niðurskurðar á öðrum sviðum hef ég þurft að segja upp einum matráði næsta vetur og er það [K].“

Með bréfi, dags. 5. maí 2010, var Kársnesskóla boðið að tjá sig um þessa kvörtun. Hinn 25. s.m. barst Persónuvernd svar frá skólanum. Þar segir:

„Á stórum vinnustað er gott upplýsingastreymi nauðsynlegt til að koma í veg fyrir ágiskanir og rangtúlkanir á sögusögnum. Hingað til hefur skólastjóri sent út upplýsingar um veikindi og aðrar breytingar og aldrei fengið kvörtun sem þessa. Þvert á móti hafa starfsmenn þakkað fyrir greinargóðar upplýsingar og þannig getað sýnt samstarfsmönnum sínum samhug á erfiðum tímum. Það hvarflar ekki að skólastjóra að ganga nærri starfsmönnum hvað varðar upplýsingar um þeirra hagi.

Í tilviki [K] þótti skólastjóra nauðsynlegt að segja frá uppsögn hennar til að réttar upplýsingar kæmu fram strax frá byrjun. Skólastjóri getur ekki séð hvernig mögulegt væri að greina frá málavöxtum á annan hátt. Það er skylda yfirmanns að upplýsa starfsmenn um breytingar á starfsemi stofnunar, í þessu tilfelli um uppsagnir og hagræðingar sem verða á árinu.

Í Kársnesskóla ríkir mannvirðing og samhugur.“

Með bréfi, dags. 26. maí 2010, var kvartanda veittur kostur á að tjá sig um svar skólans. Hún svaraði með bréfi, dags. 3. júní s.á. Þar segir m.a.:

„Það er eitt að hafa gott upplýsingastreymi til starfsmanna um daglegan rekstur. Annað er að nota fjölpóstinn til að koma á framfæri upplýsingum um persónulega hagi starfsmanna eins og nú tíðkast í Kársnesskóla. Upplýsingum sem eiga ekert erindi þangað. Ég fullyrði að margt það sem birst hefur með þessum hætti voru nýjar fréttar fyrir stóran hluta starfsfólks og því ekki verið að leiðrétta sögusagnir – sem alls ekki voru komnar af stað – heldur var þetta beinlínis til þess fallið að koma þeim í loftið. Í mínu tilfelli var engin ástæða til að tilkynna uppsögn mína í fjölpósti til starfsfólks. Ég átti eftir að vinna minn lögboðna uppsagnarfrest í fjóra mánuði og fyrir vikið gerði þetta ekkert annað en skapa sárindi og óánægju. Það hefur verið mikið um uppsagnir á vinnumarkaði á undanförnum misserum. Ég hef ekki heyrt um fyrirtæki sem hafa sérstakan metnað í þá átt að senda nöfn allra starfsmanna sem sagt hefur verið upp í fjölpósti til annars starfsfólks. Það er litið á þetta sem einkamál. Þarna er dregin skýr lína og persónuvernd höfð að leiðarljósi. Það er ekki skólastjóra Kársnesskóla að draga þá línu eftir eigin smekk og geðþótta.“

Í bréfi kvartanda er vikið að því að viðkvæmir, persónulegir hagir fólks hafi verið gerðir að umfjöllunarefni í tölvubréfum skólastjóra til allra starfsmanna, þ. á m. um að starfsmaður hafi verið í fríi vegna áfengismeðferðar. Þá segir í bréfi kvartanda:

„Ég starfaði sem matráður í eldhúsi Kársnesskóla og hef gert undanfarin tólf ár. Það er ekki lykilstarf í skólanum. Hvers vegna lá svona mikið á að tilkynna uppsögn mína og hvaða hætta var á að rangar upplýsingar þar að lútandi kæmust í umferð? Hvaða röngu upplýsingar um uppsögn á starfsmanni í eldhúsi skólans gátu ógnað eðlilegu skólastarfi? Og gerðu það nauðsynlegt að hver einasti starfsmaður skólans þurfi nauðsynlega að vita af því sem allra fyrst?“

Að auki segir m.a. í bréfi kvartanda að venjan sé sú að breytingar eins og þær sem orðið hafi við brotthvarf hennar séu tilkynntar að hausti þegar nýtt starfsfólk sé kynnt til sögunnar. Það hafi verið „fullkomlega ástæðulaust og þjóna[ð] engum sjáanlegum tilgangi að tilkynna uppsögn [hennar] daginn eftir að [henni] barst uppsagnarbréfið.“

Með bréfi dags. 8. júní var Kársnesskóla gefinn kostur á að tjá sig um framangreint. Engin svör bárust.

II.

Niðurstaða

1.

Gildissvið laga nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, sbr. 1. mgr. 3. gr. þeirra laga, og þar með valdsvið Persónuverndar, sbr. 1. og 2. mgr. 37. gr. laganna, nær til sérhverrar rafrænnar vinnslu persónuupplýsinga, sem og handvirkrar vinnslu slíkra upplýsinga sem eru eða eiga að verða hluti af skrá. Persónuupplýsingar eru sérhverjar persónugreindar eða persónugreinanlegar upplýsingar, þ.e. upplýsingar sem beint eða óbeint má rekja til tiltekins einstaklings, látins eða lifandi, sbr. 1. tölul. 2. gr. laganna; og vinnsla er sérhver aðgerð eða röð aðgerða þar sem unnið er með persónuupplýsingar, hvort heldur sem vinnslan er handvirk eða rafræn, sbr. 2. tölul. 2. gr. Í athugasemdum við 2. tölul. 2. gr. í því frumvarpi, sem varð að lögum nr. 77/2000, kemur fram að hver sú aðferð, sem nota má til að gera upplýsingar tiltækar, telst til vinnslu. Af þessu öllu er ljóst að mál þetta lýtur að vinnslu persónuupplýsinga sem fellur undir valdsvið Persónuverndar.

2.

Svo að vinna megi með persónuupplýsingar verður að vera fullnægt einhverju skilyrðanna í 8. gr. laga nr. 77/2000. Þegar unnið er með viðkvæmar persónuupplýsingar verður að auki að vera fullnægt einhverju af skilyrðum 9. gr. sömu laga. Ekki liggur fyrir að slíkum upplýsingum hafi verið miðlað um kvartanda og nægir því að vinnsla hafi verið í samræmi við ákvæði 8. gr.

Það ákvæði 8. gr. laga nr. 77/2000, sem einkum getur átt við í máli þessu, er 7. tölul. 1. mgr. Þar er mælt fyrir um að vinna megi með persónuupplýsingar sé það nauðsynlegt til að gæta lögmætra hagsmuna nema grundvallarréttindi og frelsi hins skráða vegi þyngra. Þegar starfsmönnum er sagt upp vegna niðurskurðar hjá opinberri stofnun geta lögmætir hagsmunir í skilningi þessa ákvæðis verið af því að greina öðrum starfsmönnum viðkomandi stofnunar frá því. Miðlun upplýsinga um uppsögn kvartanda til samstarfsmanna, eins og hér stóð á, var því í samræmi við ákvæði framangreinds töluliðar 1. mgr. 8. gr.

　

Ú r s k u r ð a r o r ð:

Miðlun Kársnesskóla á upplýsingum um uppsögn K með tölvubréfi til allra starfsmanna skólans samrýmdist lögum nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga.