Rafræn vöktun í fjöleignarhúsi
Úrskurður
Á fundi stjórnar Persónuverndar hinn 22. júní 2016 var kveðinn upp svohljóðandi úrskurður í máli nr. 2015/1211:
I.
Grundvöllur máls
Málavextir og bréfaskipti
1.
Hinn 16. september 2015 barst Persónuvernd afrit í tölvupósti af erindi [A] (hér eftir nefndur kvartandi) til Félagsbústaða hf. þar sem gerðar eru athugasemdir í tengslum við fjöleignarhúsið að [...]. Kemur fram að hann leigir þar íbúð af Félagsbústöðum og krefst úrbóta á tilteknum atriðum, þ. á m. vegna uppsetningar farfuglaheimilisins Hlemms Square, sem er starfrækt í fasteigninni, á eftirlitsmyndavél fyrir ofan lyftu við inngang.
Í tölvupóstsamskiptum við starfsmann Persónuverndar sama dag vakti kvartandi athygli á því að sett hefði verið upp ný myndavél. Þá kom fram að hann óskaði afstöðu Persónuverndar til þess hvort vöktunin væri lögmæt gagnvart íbúum.
Þar sem fram hafði komið að vöktun í húsinu væri á vegum Hlemms Square beindi Persónuvernd bréfaskiptum að því fyrirtæki vegna framangreinds. Var því sent bréf, dags. 22. september 2015, ítrekað með bréfum, dags. 22. október s.á., 16. desember s.á. og 1. febrúar 2016, þar sem farið var fram á tilteknar skýringar, þ.e. um tilgang vöktunarinnar, til hvaða svæðis hún næði, hvernig gert væri viðvart um hana og varðveislu myndefnis.
Hlemmur Square svaraði í tölvupósti hinn 2. mars 2016. Þar kemur meðal annars fram að tilgangur vöktunarinnar sé tvíþættur, þ.e. annars vegar að varna því að óviðkomandi aðilar komist í húsið og hins vegar að upplýsa um óviðkomandi mannaferðir í húsinu. Einnig segir að vaktaður sé inngangur í bygginguna sem snúi að Hlemmi. Engin formleg fræðsla hafi verið veitt, en myndavél við inngang sé á áberandi stað og starfsmenn séu upplýstir um að vöktun fari þar fram. Þá sé stjórn húsfélagsins meðvituð um það. Merkingar hafi verið settar upp á vegg, bæði á íslensku og ensku, við báða innganga í húsið, þar sem gert sé viðvart um vöktunina. Myndefni sé geymt í sex mánuði á aðgangsstýrðum, stafrænum netþjóni og sé aðgangurinn takmarkaður við þrjá starfsmenn.
Hinn 17. mars 2016 gerði Persónuvernd vettvangsathugun á [...]. Við þá athugun kom í ljós að tvær eftirlitsmyndavélar eru í sameiginlegu rými hússins, þ.e. við lyftuinngang og í stigagangi. Voru eftirlitsmyndavélarnar skoðaðar og staðsetning þeirra, auk þess sem teknar voru af þeim ljósmyndir. Sjá mátti að bæði leigjendur Félagsbústaða hf. í húsinu og gestir farfuglaheimilisins eiga leið um framangreindan inngang og fara fram hjá annarri hvorri eftirlitsmyndavélinni, hvort sem farið er upp á efri hæðir með lyftu eða í stiga. Þá kom í ljós að merkingar um vöktunina voru á tveimur stöðum, þ.e. við lyftuinngang og við bar farfuglaheimilisins. Á merkingunum var einföld tilkynning um að vöktun færi fram, en hvorki var greint frá ábyrgðaraðila vöktunarinnar né tilgangi hennar.
Með bréfi, dags 21. mars 2016, var kvartanda boðið að tjá sig um framangreint. Ekki hafa borist athugasemdir frá honum.
2.
Áður en úrskurðað yrði í málinu taldi Persónuvernd þörf frekari skýringa frá Hlemmi Square og var þeirra óskað með bréfi, dags. 12. apríl 2016. Var sérstaklega óskað eftir að staðfestur yrði sá skilningur Persónuverndar að ákvörðun um uppsetningu eftirlitsmyndavéla hefði ekki verið tekin af húsfélaginu að [...]. Svarað var með bréfi, dags. 18. apríl 2016, en þar kemur fram að uppsetning eftirlitsmyndavéla hafi verið rædd og samþykkt á aðalfundi húsfélagsins. Í tölvupósti hinn 22. s.m. óskaði Persónuvernd þess að Hlemmur Square upplýsti hvenær sá fundur hefði verið haldinn. Í svari hinn 25. s.m. kemur fram að aðalfundur hafi verið haldinn í apríl 2016. Með bréfi, dags. 9. júní s.á., óskaði Persónuvernd eftir gögnum frá Hlemmi Square sem staðfestu þetta. Svarað var í tölvupósti hinn 16. s.m., en í viðhengi má sjá fundargerð frá aðalfundinum. Þar kemur fram að uppsetning myndavéla í sameign hafi verið samþykkt samhljóða.
II.
Forsendur og niðurstaða
1.
Gildissvið – Ábyrgðaraðili
Gildissvið laga nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, sbr. 1. mgr. 3. gr. þeirra laga, og þar með valdsvið Persónuverndar, sbr. 1. og 2. mgr. 37. gr. laganna, nær til sérhverrar rafrænnar vinnslu persónuupplýsinga, sem og handvirkrar vinnslu slíkra upplýsinga sem eru eða eiga að verða hluti af skrá. Persónuupplýsingar eru sérhverjar persónugreindar eða persónugreinanlegar upplýsingar, þ.e. upplýsingar sem beint eða óbeint má rekja til tiltekins einstaklings, látins eða lifandi, sbr. 1. tölul. 2. gr. laganna; og vinnsla er sérhver aðgerð eða röð aðgerða þar sem unnið er með persónuupplýsingar, hvort heldur sem vinnslan er handvirk eða rafræn, sbr. 2. tölul. 2. gr. Í athugasemdum við það ákvæði í því frumvarpi, sem varð að lögum nr. 77/2000, kemur fram að hver sú aðferð, sem nota má til að gera upplýsingar tiltækar, telst til vinnslu.
Rafræn vöktun er vöktun sem er viðvarandi eða endurtekin reglulega og felur í sér eftirlit með einstaklingum með fjarstýrðum eða sjálfvirkum búnaði og fer fram á almannafæri eða á svæði sem takmarkaður hópur fólks fer um að jafnaði, sbr. 6. tölul. 2. gr. laga nr. 77/2000. Hugtakið tekur til vöktunar sem leiðir, á að leiða eða getur leitt til vinnslu persónuupplýsinga og sjónvarpsvöktunar sem fram fer með notkun sjónvarpsmyndavéla, vefmyndavéla eða annars samsvarandi búnaðar, án þess að fram fari söfnun myndefnis eða aðrar aðgerðir sem jafngilda vinnslu persónuupplýsinga.
Af framangreindu er ljóst að myndavélaeftirlit það sem Hlemmur Square viðhefur í sameign á [...] er í eðli sínu rafræn vöktun og rafræn vinnsla persónuupplýsinga í skilningi laga nr. 77/2000. Jafnframt er ljóst að það heyrir undir valdsvið Persónuverndar að úrskurða um ágreining um umrædda vöktun og vinnslu, sbr. 37. gr. laganna.
Sá sem ber ábyrgð á að vinnsla persónuupplýsinga samrýmist lögum nr. 77/2000 er nefndur ábyrgðaraðili. Samkvæmt 4. tölul. 2. gr. laganna er þar átt við þann sem ákveður tilgang vinnslu persónuupplýsinga, þann búnað sem notaður er, aðferð við vinnsluna og aðra ráðstöfun upplýsinganna. Eins og hér háttar til telst Hlemmur Square vera ábyrgðaraðili að umræddri vinnslu.
2.
Lagaumhverfi
Til að rafræn vöktun sé heimil verður að vera fullnægt skilyrðum 1. mgr. 4. gr. laga nr. 77/2000. Þar er kveðið á um að rafræn vöktun sé ávallt háð því skilyrði að hún fari fram í málefnalegum tilgangi. Rafræn vöktun svæðis, þar sem takmarkaður hópur fólks fer um að jafnaði, sé jafnframt háð því skilyrði að hennar sé sérstök þörf vegna eðlis þeirrar starfsemi sem þar fer fram. Einnig verður meðal annars að gæta að því við rafræna vöktun að með merki eða á annan áberandi hátt sé gert glögglega viðvart um vöktunina og hver sé ábyrgðaraðili, sbr. 24. gr. laganna.
Eins og fram hefur komið er hér um að ræða rafræna vöktun sem leiðir til vinnslu persónuupplýsinga. Svo að vinnsla slíkra upplýsinga sé heimil verður einhverju þeirra skilyrða, sem kveðið er á um í 8. gr. laga nr. 77/2000, að vera fullnægt. Að því marki sem hér kann að vera um viðkvæmar persónuupplýsingar að ræða verður einnig að líta til 9. gr. laganna, en þar er mælt fyrir um viðbótarskilyrði fyrir vinnslu slíkra upplýsinga. Þarf vinnslan þá að fullnægja einhverju þeirra skilyrða, auk einhvers skilyrðanna í 8. gr. laganna. Ætla verður að umrædd vöktun geti haft í för með sér söfnun myndefnis með viðkvæmum persónuupplýsingum, s.s. ef tekin eru upp atvik þar sem grunur er uppi um refsiverða háttsemi, en upplýsingar þar að lútandi eru viðkvæmar, sbr. a-lið 8. tölul. 2. gr. alga nr. 77/2000.
Það ákvæði 8. gr. laganna, sem hér kemur einkum til álita, er 7. tölul. 1. mgr., þess efnis að vinna megi með persónuupplýsingar sé það nauðsynlegt til að gæta lögmætra hagsmuna nema grundvallarréttindi og frelsi hins skráða vegi þyngra. Af ákvæðum 9. gr. laganna kemur einkum til álita 7. tölul. 1. mgr. um heimild til vinnslu viðkvæmra persónuupplýsinga sem nauðsynleg er til að krafa verði afmörkuð, sett fram eða varin vegna dómsmáls eða annarra slíkra laganauðsynja.
Að auki þarf, sem ávallt við vinnslu persónuupplýsinga og rafræna vöktun, að vera fullnægt öllum grunnkröfum 1. mgr. 7. gr. laga nr. 77/2000, sbr. 1. mgr. 4. gr. sömu laga. Í því felst meðal annars að vinnsla skal vera sanngjörn, málefnaleg og lögmæt og samrýmast vönduðum vinnsluháttum (1. tölul. 1. mgr. 7. gr.); að upplýsingar skulu fengnar í yfirlýstum, skýrum og málefnalegum tilgangi og ekki unnar frekar í öðrum og ósamrýmanlegum tilgangi (2. tölul. sömu málsgreinar); að þær skulu vera nægilegar, viðeigandi og ekki umfram það sem nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslu ( 3. tölul.); og að þær skulu varðveittar í því formi að ekki sé unnt að bera kennsl á hina skráðu lengur en þörf krefur miðað við tilgang vinnslu (5. tölul.).
Við mat á lögmæti vinnslu og vöktunar getur eftir atvikum þurft að líta til ákvæða í öðrum lögum. Eins og hér háttar til reynir þá einkum á lög nr. 26/1994 um fjöleignarhús. Samkvæmt 1. mgr. 56. gr. þeirra laga skal í hverju fjöleignarhúsi starfa húsfélag. Af ákvæðum 36. og 41. gr. laganna leiðir að ákvarðanir varðandi sameign verða að hljóta samþykki þess. Misjafnt er hvort einfaldan eða aukinn meirihluta þarf til töku slíkrar ákvörðunar eða hvort hún verður að vera samhljóða, en líta verður svo á að það falli í hlut kærunefndar húsamála að skera úr álitaefnum þar að lútandi, sbr. 80. gr. laganna. Óháð því telur Persónuvernd hins vegar að leggja verði til grundvallar að ákvörðun um uppsetningu eftirlitsmyndavéla í sameign fjöleignarhúss sé á forræði húsfélags og verði því að vera tekin á vettvangi þess.
Með stoð í 5. mgr. 37. gr. laga nr. 77/2000 hefur Persónuvernd sett reglur nr. 837/2006 um rafræna vöktun og meðferð persónuupplýsinga sem verða til við rafræna vöktun. Samkvæmt 4. gr. þeirra reglna verður rafræn vöktun að fara fram í yfirlýstum, skýrum og málefnalegum tilgangi, s.s. í þágu öryggis eða eignavörslu. Þá segir í 5. gr. reglnanna að við alla rafræna vöktun skuli þess gætt að ganga ekki lengra en brýna nauðsyn ber til miðað við þann tilgang sem að er stefnt. Skuli gæta þess að virða einkalífsrétt þeirra sem sæta vöktun og forðast alla óþarfa íhlutun í einkalíf þeirra. Við ákvörðun um hvort viðhafa skuli rafræna vöktun skuli því ávallt gengið úr skugga um hvort markmiðinu með slíkri vöktun sé unnt að ná með öðrum og vægari raunhæfum úrræðum.
Um varðveislutíma vöktunarefnis er fjallað í 7. gr. reglnanna. Segir þar að persónuupplýsingum, sem safnast við rafræna vöktun, skuli eytt þegar ekki er lengur málefnaleg ástæða til að varðveita þær. Þá segir meðal annars að upplýsingar skuli ekki varðveittar lengur en 90 daga nema lög heimili. Frá því eru gerðar vissar undantekningar í ákvæðinu. Sú þeirra sem einkum getur átt við um myndavélavöktun er að varðveisla sé heimil séu upplýsingarnar nauðsynlegar til að krafa verði afmörkuð, sett fram eða varin vegna dómsmáls eða annarra slíkra laganauðsynja. Getur undanþágan þá aðeins orðið virk um tilteknar upptökur sem nauðsynlegar reynast við úrlausn afmarkaðra mála. Sé um að ræða viðkvæmar persónuupplýsinga má aðeins varðveita upptöku hjá lögreglu nema hinn skráði samþykki annað eða Persónuvernd veiti sérstakt leyfi, sbr. 2. tölul. 3. mgr. 9. gr. laga nr. 77/2000.
Í 10. gr. reglnanna er mælt fyrir um skyldu ábyrgðaraðila að rafrænni vöktun til að setja reglur um vöktunina eða veita fræðslu til þeirra sem henni sæta. Samkvæmt 2. mgr. ákvæðisins skulu slíkar reglur eða fræðsla taka til tilgangs vöktunarinnar, hverjir hafi eða kunni að fá aðgang að upplýsingum sem safnast og hversu lengi þær verði varðveittar. Þá kemur fram í 3. mgr. að meðal annars skal tilgreina í reglum eða fræðslu hvaða búnaður er notaður, t.d. stafrænar eftirlitsmyndavélar, og rétt viðkomandi til að fá að vita hvaða upplýsingar verða til um hann og til að fá upplýsingar leiðrétt eða þeim eytt, sbr. og 12. gr. reglnanna.
2.
Niðurstaða
Eins og rakið hefur verið var umrædd vöktun í sameign fjöleignarhússins að [...] fyrst samþykkt af húsfélagi þess á aðalfundi félagsins hinn 12. apríl 2016. Í samræmi við það sem fyrr greinir mátti vöktunin ekki fara fram fyrr en ákvörðun félagsins um uppsetningu eftirlitsmyndavéla lá fyrir. Af því leiðir jafnframt að skilyrði fyrir uppsetningunni brast og gátu þau ákvæði laga nr. 77/2000, sem heimila vöktun og vinnslu henni tengda, því ekki rennt stoðum undir hana. Með vísan til 1. mgr. 40. gr. laga nr. 77/2000 er því lagt fyrir Hlemm Square að eyða öllu því vöktunarefni sem safnað var fyrir 12. apríl 2016 með eftirlitsmyndavélum í sameign, þ.e. við lyftuinngang og í stigagangi.
Í ljósi þeirra skýringa, sem borist hafa frá Hlemmi Square, telur Persónuvernd hins vegar að vöktun með umræddum eftirlitsmyndavélum geti, í kjölfar húsfundar, samrýmst lögum nr. 77/2000. Til að svo verði þarf þó að færa merkingar um vöktunina í lögboðið horf, en þar vantar bæði að tilgreina að hún fari fram á vegum Hlemms Square, sem og hver tilgangur hennar sé, sbr. 24. gr. laganna. Að auki hefur ekki verið sett upp merking í stigagangi. Með vísan til fyrrgreinds ákvæðis 1. mgr. 40. gr. laga nr. 77/2000 er lagt fyrir Hlemm Square að gera úrbætur á þessum atriðum varðandi merkingar um vöktun.
Eins og fyrr greinir hefur Hlemmur Square veitt þær skýringar að ekki hafi verið veitt formleg fræðsla um umrædda vöktun. Af því leiðir að ekki hefur verið farið að 10. gr. reglna nr. 837/2006, en af því ákvæði leiðir að veita ber þeim fræðslu sem fara reglulega um hið vaktaða svæði, þ. á m. íbúum að [...]. Með vísan til 1. mgr. 40. gr. laga nr. 77/2000 er hér með lagt fyrir Hlemm Square að veita slíka fræðslu, en hún getur verið í formi reglna sem kynntar eru hlutaðeigandi.
Eigi síðar en 1. september nk. skal Persónuvernd hafa borist staðfesting á að farið hafi verið að framangreindum fyrirmælum.
Ú r s k u r ð a r o r ð:
Rafræn vöktun á vegum Hlemms Square í sameign að [...], þ.e. með eftirlitsmyndavélum við lyftuinngang og í stigagangi, var óheimil fram til 12. apríl 2016. Skal Hlemmur Square eyða vöktunarefni sem þær vélar söfnuðu fyrir þann tíma. Merkingar um vöktunina eru ófullnægjandi og skal bætt úr annmörkum á þeim. Þá skal veita fræðslu í samræmi við kröfur þar að lútandi. Staðfesting á að farið hafi verið að framangreindu skal berast Persónuvernd eigi síðar en 1. september nk.