Beiðni um upplýsingar vegna umsóknar um sérstakar húsaleigubætur
Úrskurður
Á fundi stjórnar Persónuverndar hinn 3. nóvember 2015 var kveðinn upp svohljóðandi úrskurður í máli nr. 2015/648:
I.
Grundvöllur máls
Málavextir og bréfaskipti
1.
Tildrög máls
Hinn 28. maí 2015 barst Persónuvernd kvörtun frá [A] (hér eftir nefndur kvartandi), vegna beiðni sveitarfélagsins Fjarðabyggðar um afrit af færslum á bankareikningi hennar um neysluútgjöld kvartanda, þegar hún hugðist sækja um sérstakar húsaleigubætur. Í kvörtuninni segir m.a. að eftir að kvartandi hafi verið búin að skila inn skattframtali síðustu þriggja ára, launaseðlum síðustu þrjá mánuði, afriti af öllum reikningum og yfirliti yfir alla innkomu þá hafi hún verið beðin um að koma með afrit af færslum á bankareikningi sínum.
2.
Bréfaskipti
Með bréfi, 8. júní 2015, var Fjarðabyggð boðið að koma á framfæri skýringum vegna kvörtunarinnar til samræmis við 10. og 13. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Var þess sérstaklega óskað að sveitarfélagið upplýsti um á grundvelli hvaða heimildar í 8. gr. laga nr. 77/2000, um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, umrædd beiðni styddist við og hvernig beiðnin samrýmdist 2. og 3. tölul. 1. mgr. 7. gr. sömu laga. Var svarfrestur veittur til 23. júní s.á.
Svarbréf félagsmálastjóra Fjarðabyggðar, dags. 23. júní 2015, barst Persónuvernd þann 24. s.m. Þar segir m.a.:
„[A] sótti um sérstakar húsaleigubætur til Fjarðabyggðar þann 25. mars 2015. Á umsóknareyðublaði kemur fram hvaða gögnum viðkomandi þarf að skila svo unnt sé að meta réttmæti umsóknar. Má þar m.a. nefna afrit launaseðla, skattframtal og yfirlit yfir mánaðarlega greiðslubyrði. Fylgigagna er aflað svo unnt sé að leggja mat á umsóknina skv. reglum Fjarðabyggðar um sérstakar húsaleigubætur.
Samkvæmt lögum nr. 138/1997 eru húsaleigubætur ætlaðar til að lækka húsnæðiskostnað tekjulágra leigjenda. Rétt til bóta eiga þeir sem leigja íbúðarhúsnæði til búsetu og eiga þar lögheimili. Viðkomandi húsnæði þarf að uppfylla ákveðin lágmarksskilyrði og leigusamningur þarf að vera þinglýstur og gilda til sex mánaða eða lengri tíma. Sérstakar húsaleigubætur eru ætlaðar þeim einstaklingum og fjölskyldum sem ekki eru á annan hátt færir um sjá sér fyrir húsnæði sökum lágra launa, þungrar framfærslubyrðar og annarra félagslegra erfiðleika. Sérstakar húsaleigubætur er fjárstuðningur til greiðslu húsaleigu á almennum markaði umfram almennar húsaleigubætur. Félagsmálanefnd tekur ákvörðun um úthlutun sérstakra húsaleigubóta. Umsækjandi þarf að uppfylla fimm stig skv. matskvarða en stig eru gefin m.a. fyrir framfærslukostnað.
Svo að unnt sé að meta framfærslukostnað með sem skýrustum hætti er óskað upplýsing um mánaðarlega greiðslubyrði s.s. yfirlit um greiðsluþjónustu banka. Einstaklingar sem eru með umtalsverða greiðslubyrði á mánuði geta hlotið fyrir það tvö stig á matskvarða og því mikilvægt að umsækjandi geti sýnt fram á með einhverjum hætti hvernig greiðslubyrði er háttað.
Matskvarði og reglur um sérstakar húsaleigubætur eru unnar af félagsmálanefnd Fjarðabyggðar og staðfestar í bæjarstjórn. Meðferð máls er skv. ákvæðum XVI. og XVII. kafla laga um félagsþjónustu sveitarfélaga nr. 40/1991 og ákvæði laga um húsaleigubætur nr. 138/1997.
Fjölskyldusviði Fjarðabyggðar hafa ekki áður borist athugasemdir vegna þessa. Undirrituð mun í kjölfar þessarar kvörtunar beina þeim tilmælum til félagsmálanefndar Fjarðabyggðar að yfirfara reglur og matskvarða um sérstakar húsaleigubætur svo ekki leiki vafi á að þær samræmist sannarlega ákvæðum laga nr. 77/2000 um persónuvernd.“
Með bréfi, dags. 2. júlí 2015, óskaði Persónuvernd nánari skýringa frá Fjarðabyggð í hvaða tilgangi óskað hafi verið eftir afriti af neyslureikningi kvartanda til viðbótar við afrit af öllum reikningum og gjöldum hennar og við hvaða lagaheimild sú beiðni styddist. Var svarfrestur veittur til 17. s.m. Ekkert svar barst og var erindið ítrekað með bréfi, dags. 10. ágúst 2015 og frestur veittur til 20. s.m.
Svarbréf félagsmálastjóra Fjarðabyggðar, dags. 31. ágúst 2015, barst Persónuvernd með tölvupósti sama dag. Þar segir m.a.:
„Eftir að hafa farið yfir feril málsins, gögn og með hliðsjón af reglum sveitarfélagsins um sérstakar húsaleigubætur og lög um persónuvernd er ljóst að starfsmanni fjölskyldusviðs Fjarðabyggðar var ekki heimilt að krefja umsækjanda um frekari gögn sem sneru að persónulegri einkaneyslu.
Svo að unnt sé að meta framfærslukostnað með sem skýrustum hætti er óskað upplýsinga um mánaðarlega greiðslubyrði s.s. yfirlit um greiðsluþjónustu banka [...]
Það var gert í tilfelli umsækjanda en auk þess var óskað afrit[s] af neyslureikningi umsækjanda. Hvergi er þess getið í reglunum um sérstakar húsaleigubætur að slíkt sé krafa svo umsókn sé tekin fyrir
Undirrituð mun í kjölfar þessarar kvörtunar beina þeim tilmælum til starfsmanna fjölskyldusviðs og félagsmálanefndar Fjarðabyggðar að yfirfara reglur og matskvarða um sérstakar húsaleigubætur svo ekki leiki vafi á að þær samræmist sannarlega ákvæðum laga nr. 77/2000 um persónuvernd“
Með bréfi, dags. 9. september 2015, var kvartanda boðið að koma á framfæri athugasemdum sínum við framkomnar skýringar Fjarðabyggðar til samræmis við 10. og 13. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Var svarfrestur veittur til 24. s.m. Þá óskaði Persónuvernd eftir afstöðu kvartanda til fram kominna skýringa Fjarðabyggðar, þ.e. hvort hún teldi að ágreiningur væri enn fyrir hendi. Svar kvartanda barst með tölvupósti þann 30. september 2015. Þar kemur fram að kvartandi óski eftir úrskurði stofnunarinnar um kvörtun sína.
II.
Forsendur og niðurstaða
1.
Gildissvið laga nr. 77/2000
Lög nr. 77/2000, um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, gilda um sérhverja rafræna vinnslu persónuupplýsinga, sem og um handvirka vinnslu persónuupplýsinga sem eru eða eiga að verða hluti af skrá, sbr. 1. mgr. 3. gr. laganna.
Með hugtakinu „persónuupplýsingar“ er átt við sérhverjar persónugreindar eða persónugreinanlegar upplýsingar um hinn skráða, þ.e. upplýsingar sem beint eða óbeint má rekja til tiltekins einstaklings, látins eða lifandi, sbr. 1. tölul. 2. gr. laga nr. 77/2000. Með hugtakinu „vinnsla“ er átt við sérhverja aðgerð eða röð aðgerða þar sem unnið er með persónuupplýsingar, hvort heldur sem vinnslan er handvirk eða rafræn, sbr. 2. tölul. 2. gr. laga nr. 77/2000.
Sá sem ber ábyrgð á að vinnsla persónuupplýsinga samrýmist lögum nr. 77/2000 er nefndur ábyrgðaraðili. Samkvæmt 4. tölul. 2. gr. laganna er þar átt við þann sem ákveður tilgang vinnslu persónuupplýsinga, þann búnað sem notaður er, aðferð við vinnsluna og aðra ráðstöfun upplýsinganna. Eins og hér háttar til telst Fjarðabyggð vera ábyrgðaraðili að umræddri vinnslu.
Af framangreindu er ljóst að beiðni Fjarðabyggðar um afrit af neyslureikningum kvartanda fellur undir gildissvið laga nr. 77/2000.
2.
Lögmæti vinnslu
Öll vinnsla persónuupplýsinga verður að samrýmast einhverri af kröfum 8. gr. laga nr. 77/2000. Þegar ábyrgðaraðili er stjórnvald þarf, í ljósi lögmætireglunnar, að skoða hvort uppfyllt sé ákvæði 3. tölul. 1. mgr. 8. gr. laga nr. 77/2000 um að vinnsla sé heimil vegna þess að hún sé ábyrgðaraðila nauðsynleg til að fullnægja lagaskyldu sem hvílir á honum. Ber hér að skoða ákvæði laga nr. 138/1997, um húsaleigubætur. Í 1. mgr. 5. gr. laganna segir að húsaleigubætur skuli ákvarðaðar og reiknaðar út miðað við ákveðinn grunn sem miðist við ákveðna fjárhæð fyrir hverja íbúð og hvert barn á framfæri umsækjanda að teknu tillit til leigufjárhæðar, eigna og tekna. Þá segir í 4. mgr. sömu greinar að sveitarstjórn skuli taka ákvörðun fyrir 1. nóvember ár hvert um fjárhæðir húsaleigubóta á næsta ári sem geta verið hærri en grunnfjárhæðir. Í 11. gr. framangreindra laga segir enn fremur að með umsókn um húsaleigubætur skuli fylgja eftirtalin gögn: 1. leigusamningur, gerður á staðfest samningseyðublað, undirritaður af báðum aðilum og þinglýstur, 2. ljósrit af skattframtölum þeirra sem lögheimili eiga í íbúðinni fyrir síðasta ár, staðfest af ríkisskattstjóra, 3. launaseðlar þeirra sömu og getið sé í 2. tölul. og barna, sbr. 1. mgr. 9. gr. laganna, fyrir þrjá síðustu mánuði og 4. önnur þau gögn sem tiltekin eru í reglugerð eða eðli máls, aðstæður og atvik kunna að kalla á.
Fjarðabyggð hefur sett sér reglur um sérstakar húsaleigubætur, sbr. 4. mgr. 5. gr. laga nr. 138/1997. Í 2. gr. þeirra reglna segir að sérstakar húsaleigubætur séu ætlaðar þeim einstaklingum og fjölskyldum sem ekki eru á annan hátt fær um að sjá sér fyrir húsnæði sökum lágra launa, þungrar framfærslubyrðar og annarra félagslegra erfiðleika. Þá eru í 3. gr. talin upp skilyrði fyrir því að umsókn verði metin gild. Þar segir:
Við vinnslu umsóknar skal leita upplýsinga m.a. um félagslegar aðstæður, lögheimili, tekjur og eignir. Umsækjandi þarf að uppfylla öll eftirfarandi skilyrði til að umsókn öðlist gildi:
a. Umsækjandi þarf að mæta í viðtal til starfsmanns félagsþjónustusviðs til að umsóknin taki gildi.
b. Umsækjandi hefur ekki möguleika á því að kaupa eigið húsnæði.
c. Umsækjandi uppfyllir öll skilyrði um almennar húsaleigubætur og hefur sótt um þær.
d. Umsækjandi á lögheimili í sveitarfélaginu Fjarðabyggð þegar sótt er um og a.m.k. síðustu 6 mánuði samfleytt áður en umsókn berst.
e. Eignir og tekjur umsækjanda miðast við eftirfarandi hámarksupphæðir undanfarna 12 mánuði: Eignamörk eru kr. 3.897.000. Tekjumörk eru 2.794.865.- fyrir einhleyping en kr. 3.913.800.- fyrir hjón og sambúðarfólk, auk þess kr. 467.874.- fyrir hvert barn á framfæri innan 20 ára. Heimilt er að taka tillit til skuldastöðu/greiðslubyrði umsækja.
f. Umsækjendur skulu vera orðnir 18 ára á umsóknardegi.
g. Umsækjandi býr við félagslega og fjárhagslega erfiðleika.
h. Umsækjandi þarf að uppfylla að lágmarki fimm stig á matsviðmiði –sjá fylgiskjal I.
i. Umsækjandi skal afhenda með umsókninni nýjasta skattframtal sitt ásamt útprentun úr staðgreiðsluskrá fyrir sig og maka sinn.
Í máli þessu liggur fyrir að kvartandi hafði þegar afhent þau gögn sem krafist er samkvæmt framangreindum reglum. Þá hefur Fjarðabyggð viðurkennt að ekki hafi verið til staðar fullnægjandi heimild til þess að óska eftir umbeðnum upplýsingum.
Með vísan til framangreinds telur Persónuvernd að ekki hafi verið til staðar heimild samkvæmt 3. tölul. 1. mgr. 8. gr. laganna fyrir Fjarðabyggð til vinnslu fjárhagsupplýsinga um kvartanda. Þá verður ekki séð að umrædd vinnsla hafi fullnægt kröfum 1. tölul. 1. mgr. 7. gr. laga nr. 77/2000 um að persónuupplýsingar skuli unnar með sanngjörnum, málefnalegum og lögmætum hætti og í samræmi við vandaða vinnsluhætti. Einnig telur stofnunin að vinnslan hafi ekki verið í samræmi við 3. tölul. 1. mgr. 7. gr. laganna um að persónuupplýsingar skuli vera nægilegar og ekki umfram það sem nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslunnar.
Af hálfu Fjarðabyggðar hefur komið fram að í kjölfar kvörtunarinnar muni félagsmálastjóri beina þeim tilmælum til starfsmanna fjölskyldusviðs og félagsmálanefndar sveitarfélagsins að yfirfara reglur og matskvarða um sérstakar húsaleigubætur svo ekki leiki vafi á að þær samræmist sannanlega ákvæðum laga nr. 77/2000. Með vísan til þess leggur Persónuvernd fyrir félagsmálastjóra Fjarðabyggðar að yfirfara starfsreglur sveitarfélagsins um afgreiðslu umsókna um sérstakar húsaleigubætur þannig að þær samræmist ákvæðum laga nr. 77/2000. Skal afrit starfsreglnanna sent Persónuvernd eigi síðar en 1. desember 2015.
Ú r s k u r ð a r o r ð:
Beiðni Fjarðabyggðar um afrit af færslum um neysluútgjöld [A] vegna umsóknar hennar um sérstakar húsaleigubætur var ekki í samræmi við lög nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga.
Lagt er fyrir Fjarðabyggð að yfirfara starfsreglur sínar um afgreiðslu umsókna um sérstakar húsleigubætur þannig að þær samrýmist ákvæðum laga nr. 77/2000.