Upplýsingarrétur sveitarstjórnarmanna

Persónuvernd hefur móttekið fyrirspurn yðar, dags. 22. febrúar sl., um lögmæti þess að afhenda samantekt sundurliðaðra launaupplýsinga og upplýsinga um greiðslur vegna aksturskostnaðar til starfsmanna og nefndarfulltrúa sveitarfélagsins.

Í bréfi yðar er vísað í erindi frá fulltrúum í hreppsnefnd A. Þar kemur fram hvaða upplýsinga er óskað. Um það segir nánar:

"Undirritaðir fara fram á að fá yfirlit yfir öll greidd laun hjá [A], vegna ársins 2004, sundurliðuð á eftirfarandi hátt:

a) Heildarlaun hvers starfsmanns árið 2004 (nefndarlaun talin sérstaklega).

b) Mánaðarlaun hvers starfsmanns, ásamt föstu tímakaupi hvers og eins.

c) Greidd yfirvinnulaun, ásamt yfirvinnulaunum per / klukkutími hjá hverjum starfsmanni fyrir sig.

d) Aukagreiðslur hverskonar og hlunnindi ef um þau er að ræða.

e) Heildarkostnað vegna aksturs, sundurliðaðan eftir hvort um er að ræða akstur vegna nefndarstarfa eða fastra starfa á vegum sveitarfélagsins, einnig sundurliðuð á hvern og einn starfsmann og/eða nefndarmann."

Meðal verkefna Persónuverndar er m.a. að úrskurða um álitaefni varðandi meðferð persónuupplýsinga, en þar sem ekki liggur fyrir að uppi sé tiltekinn ágreiningur mun svar Persónuverndar afmarkast við að benda á helstu lagaákvæðum sem líta ber til, en hér reynir á samspil ákvæða sveitarstjórnarlaga nr. 45/1998, upplýsingalaga nr. 50/1996 og laga nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga.

Svo að vinnsla persónuupplýsinga sé heimil verður einhverju þeirra skilyrða sem kveðið er á um í 8. gr. laga nr. 77/2000 að vera fullnægt. Vinnsla viðkvæmra persónuupplýsinga verður að auki að fullnægja einhverju þeirra skilyrða sem kveðið er á um í 9. gr. sömu laga. Auk þess verður vinnsla persónuupplýsinga ávallt að fullnægja þeim grundvallarkröfum sem kveðið er á um í 1. mgr. 7. gr. laganna.

Bent er á að samkvæmt 8. gr. laganna er vinnsla persónuupplýsinga, s.s. afhending þeirra, t.d. heimil ef hún byggir á samþykki hins skráða (þess aðila sem í hlut á) eða ef hún er nauðsynleg til að fullnægja lagaskyldu sem hvílir á ábyrgðaraðila.

Varðandi síðara skilyrðið, þ.e. um lagaskyldu ábyrgðaraðila, í því tilviki sem hér um ræðir kemur fyrst til skoðunar ákvæði 3. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996 en þar segir að stjórnvöldum sé skylt, sé þess óskað, að veita almenningi aðgang að gögnum sem varða tiltekið mál með þeim takmörkunum sem greinir í 4.–6. gr. laganna. Með hliðsjón af eðli fyrirspurnar yðar ber einkum að líta til 5. gr. framangreindra laga. Hún hljóðar svo:

5. gr. Takmarkanir á upplýsingarétti vegna einkahagsmuna.
Óheimilt er að veita almenningi aðgang að gögnum um einka- eða fjárhagsmálefni einstaklinga sem sanngjarnt er og eðlilegt að leynt fari, nema sá samþykki sem í hlut á. Sömu takmarkanir gilda um aðgang að gögnum er varða mikilvæga fjárhags- eða viðskiptahagsmuni fyrirtækja og annarra lögaðila.

Í athugasemdum við þá grein í því frumvarpi sem síðar varð að þessum lögum segir m.a.:

"Að því er snertir laun opinberra starfsmanna þá eru upplýsingar um föst laun og önnur föst kjör opinberra starfsmanna ekki undanþegnar aðgangi almennings. Á grundvelli 5. gr. er það aftur á móti undanþegið aðgangi almennings hver heildarlaun hver opinber starfsmaður hefur haft, hvort sem laun hans eru hærri en föst laun og kjör, sem stöðu hans fylgja, sökum unninnar yfirvinnu, eða þá lægri vegna launafrádráttar sökum fjarvista eða annarra atvika. (Alþt. 1995-1996, A-deild, bls. 3021)."

Í áliti allsherjarnefndar um frumvarpið er lögð á það áhersla að skýra beri ákvæðið svo að með lögunum sé ekki aðeins tryggður aðgangur að upplýsingum um föst laun opinberra starfsmanna heldur einnig einstaklingsbundnum samningum við starfsmenn um önnur föst kjör þeirra, svo sem fasta (ómælda) yfirvinnu, aksturgjald o.fl. (Alþt. 1995-1996, A-deild, bls. 4265).

Ljóst er að aðalmenn í sveitarstjórnum eiga að lágmarki þann rétt sem kveðið er á um framangreindum ákvæðum. Að auki ber að líta til 30. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 45/1998 en þar er að finna sérreglu um aðgangsrétt aðalmanna í sveitarstjórnum að bókum og skjölum sveitarfélagsins. Þar sem skoða verður þau lög sem sérlög gagnvart ákvæðum upplýsingalaga ganga þau framar þeim. Umrætt ákvæði hljóðar svo:

"Aðalmenn í sveitarstjórnum skulu vegna starfa sinna í sveitarstjórn hafa aðgang að bókum og skjölum sveitarfélagsins og óhindraðan aðgang að stofnunum þess og starfsemi."

Lögskýringargögn veita ekki mikla leiðsögn um inntak 30. gr. sveitarstjórnarlaga en í ljósi framangreinds, og að virtu eftirlits- og stjórnunarhlutverki sveitarstjórnarmanna, verður að ætla að þeir hafi rýmri rétt til aðgangs að upplýsingum en borgarar hafa almennt samkvæmt upplýsingalögunum. Verður t.d. ekki fullyrt að réttur sveitarstjórnarmanna einskorðist við aðgang að tilgreindum fyrirliggjandi skjölum heldur geti þeir farið fram á að unnin verði tiltekin samantekt upp úr fyrirliggjandi gögnum.

Hins vegar verður ávallt að virða ákvæði 7. gr. laga nr. 77/2000. Þykir einkum rétt að minna á 1.–3. tölul. 1. mgr. 7. gr. Þar er kveðið á um að persónuupplýsingar skuli unnar með sanngjörnum, málefnalegum og lögmætum hætti og að öll meðferð þeirra skuli vera í samræmi við vandaða vinnsluhætti persónuupplýsinga (1. tölul.); að þær skuli fengnar í yfirlýstum, skýrum, málefnalegum tilgangi og ekki unnar frekar í öðrum og ósamrýmanlegum tilgangi (2. tölul.); og að þær skulu vera nægilegar, viðeigandi og ekki umfram það sem nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslunnar.

Við afgreiðslu á ósk aðalmanna í sveitarstjórn um að fá tiltekin gögn sem hafa að geyma upplýsingar um einkamálefni tiltekinna einstaklinga þarf m.ö.o. að gæta þess að afhenda ekki meiri upplýsingar en nauðsynlegar eru miðað við það markmið sem að er stefnt, s.s. það að tryggja betra eftirlit með stjórnsýslu sveitarfélagsins.

Var efnið hjálplegt? Já Nei