Viðbrögð við áliti umboðsmanns Alþingis

Bréf Persónuverndar til umboðsmanns Alþingis, dags. 10. september 2012:

Persónuvernd vísar til bréfs yðar, dags. 5. september 2012, varðandi mál Persónuverndar nr. 2009/172.

 

1.

Málið á rætur að rekja til þess að samskiptavandi hafði komið upp á vinnustað konu nokkurrar og tveir sálfræðingar verið fengnir til að fjalla um málið fyrir tilstuðlan Vinnueftirlitsins. Þetta voru sérfræðingar á sviði heilbrigðisþjóðustu sem unnu sjálfstætt en ekki á grundvelli vinnslusamnings, þ.e. þeir voru ekki vinnsluaðilar fyrir vinnuveitanda.

Sálfræðingarnir ræddu bæði við konuna og annað starfsfólk. Að því búnu skrifuðu þeir skýrslu um málið. Í hana skráðu þeir m.a. upplýsingar sem þeir höfðu aflað sér í samtölum sínum við konuna. Hún kvartaði síðar til Persónuverndar yfir því að hafa ekki fengið fræðslu frá sálfræðingunum um að það sem hún segði þeim myndi rata í slíka skýrslu. Hún kvaðst hafa haldið að um trúnaðarsamtöl væri að ræða – enda hefði hún ekki fengið fræðslu um annað.

2.

Persónuvernd byggði umfjöllun sína um málið á efnisreglum laga nr. 77/2000 og túlkun á þeim.

Í 2. tölul. 2. gr. laganna er hugtakið „vinnsla“ skilgreint. Segir að það sé ,,sérhver aðgerð eða röð aðgerða þar sem unnið er með persónuupplýsingar, hvort heldur sem vinnslan er handvirk eða rafræn.“ Ekki fellur öll vinnsla undir lögin, sbr. 3. gr. Ritun skýrslu með notkun tölvutækni er dæmi um vinnslu sem fellur undir þau, en öðru máli getur gegnt um handskrifaðar skýrslur.

Í 4. tölul. 2. gr. laganna er hugtakið „ábyrgðaraðili“ skilgreint. Segir að það sé sá sem „ákveður tilgang vinnslu persónuupplýsinga, þann búnað sem notaður er, aðferð við vinnsluna og aðra ráðstöfun upplýsinganna“. Sá sem t.d. ákveður hvaða tækni er notuð við ritun skýrslu, og ákveður hvaða persónuupplýsingar eru færðar í hana, er ábyrgðaraðili í þessum skilningi.

Samkvæmt lögunum hvíla ýmsar skyldur á ábyrgðaraðilum vinnslu. Það eru m.a. þær skyldur sem greinir í 20. og 21. gr. Samkvæmt þeim ber ábyrgðaraðila m.a. að veita hinum skráða, hér þeirri konu sem kvartaði til Persónuverndar, þær upplýsingar sem viðkomandi eru nauðsynlegar, með hliðsjón af þeim sérstöku aðstæðum sem ríkja við vinnslu upplýsinganna, til að geta gætt hagsmuna sinna.

3.

Fyrir liggur að í því máli sem hér um ræðir ákváðu sálfræðingarnir að skrá í skýrslu sína upplýsingar sem ljóst var að gátu haft mikil áhrif á hagsmuni konunnar. Sú varð raunin en konunni var sagt upp störfum skömmu eftir að vinnuveitandi hennar fékk í hendur þá skýrslu sem sálfræðingarnir unnu. Sálfræðingarnir veittu konunni hins vegar ekki umrædda fræðslu og það kom í hlut Persónuverndar að endurskoða það verklag þeirra. Persónuvernd lagði sitt mat á málið og taldi, að virtum öllum gögnum þess, að sálfræðingarnir hefðu átt að láta konuna vita að ekki væri um trúnaðarsamtöl að ræða heldur myndu þeir skrá ýmsar persónuupplýsingar, sem fram komu í viðtölunum, með rafrænum hætti í skýrslu sem afhent yrði vinnuveitandanum.

4.

Nú hefur Persónuvernd borist framangreint bréf yðar, dags. 5. september 2012. Þar segir m.a.: „Það er niðurstaða mín að úrskurður stofnunarinnar frá 10. júni 2009 í máli nr. 2009/172 hafi ekki verið í samræmi við lög. Ég mælist til þess að Persónuvernd taki mál [A] og [B] til meðferðar að nýju...“

Svo Persónuvernd megi fara að tilmælum yðar er nauðsynlegt að hún skilji þau – hvað það er sem ekki var í samræmi við lög og þá hvaða lög.

Ef þér teljið að Persónuvernd hafi brotið gegn stjórnsýslulögum nr. 37/1993, eða gegn t.d. lögum nr. 70/1996 um starfsmenn ríkisins, fer Persónuvernd þess því vinsamlega á leit við yður að þér útskýrið það með heimvísun til lagaákvæða.

Að lokum er tekið fram að hjá Persónuvernd bíður nú afgreiðslu fjöldi mála sem eru áþekk máli nr. 2009/172. Svo ekki verði að óþörfu tafir á afgreiðslu þeirra er þess vinsamlega óskað að svar yðar berist Persónuvernd fyrir 1. október nk.