Rafræn vöktun á vinnustöðum

9.8.2006

Hvaða reglur gilda um rafræna vöktun á vinnustöðum, s.s. myndavélaeftirlit og eftirlit með tölvupóst- og netnotkun?

Rafrænni vöktun getur verið hagað með ýmsum hætti, s.s. með eftirlitsmyndavélum, tæknibúnaði til að fylgjast með síma-, tölvupósts- og netnotkun, ökusíritum, rafrænum staðsetningarbúnaði og rafrænum aðgangsstýringum.

Lög um persónuvernd gilda um rafræna vöktun

Lög um nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga gilda að nokkru um rafræna vöktun. Þá gilda þau um þær persónuupplýsingar sem til verða við slíka vöktun. Öll vinnsla persónuupplýsinga sem fer fram í tengslum við rafræna vöktun verður því að uppfylla skilyrði 8. og, eftir atvikum, 9. gr. laganna og meðferð þeirra verður að vera í samræmi við 7. gr. Í því felst m.a. að vinnsla verður að vera sanngjörn, að persónuupplýsingar skulu fengnar í yfirlýstum, skýrum og málefnalegum tilgangi og ekki unnar frekar í öðrum og ósamrýmanlegum tilgangi, að þær séu nægilegar viðeigandi og ekki umfram það sem nauðsynlegt og að þær séu ekki varðveittar á persónugreinanlegu formi lengur en þörf krefur.

Reglur um rafræna vöktun (nr. 837/2006)

Um rafræna vöktun á vinnustöðum gilda reglur Persónuverndar nr. 837/2006. Samkvæmt reglunum verður slík vöktun alltaf að fara fram í málefnalegum tilgangi, s.s. í öryggis- og eignavörsluskyni, og þess skal gætt að ganga ekki lengra en brýna nauðsyn ber til miðað við þann tilgang sem að er stefnt. Vöktun með leynd er óheimil nema hún styðjist við lagaheimild eða úrskurð dómara.

Rafræn vöktun sem mælir afköst starfsmanna

Rafræn vöktun til að mæla vinnu og afköst starfsmanna, þ. á m. myndavélaeftirlit og hljóðupptökur af þjónustusímtölum, er háð því að hennar sé sérstök þörf því að:

• ekki sé unnt að koma við verkstjórn á hinu vaktaða svæði með öðrum hætti; eða
• án vöktunarinnar sé ekki unnt að tryggja öryggi á viðkomandi vinnusvæði, s.s. í ljósi sjónarmiða um hollustuhætti og mengunarvarnir; eða
• hún sé nauðsynleg vegna sérstaks samkomulags um launakjör í viðkomandi fyrirtæki, s.s. þegar laun eru byggð á afkastatengdu, tímamældu launakerfi.

Þegar rafræn vöktun er viðhöfð í þessum tilgangi skal, eins og ávallt, ganga úr skugga um hvort markmiðinu með vöktuninni verði ekki náð með öðrum og vægari raunhæfum úrræðum.

Skyldur vinnuveitanda

Vinnuveitandi verður að fræða starfsmenn sína um þá vöktun sem fyrirhuguð er. Í þeirri fræðslu þarf m.a. að koma fram hvaða búnaður er notaður, tilgang vöktunarinnar, hversu lengi myndir verða varðveittar, hvort þeim verði miðlað til þriðja aðila og þá til hverra og önnur atriði sem eru starfsmönnum nauðsynleg til að gæta réttar síns. Gera skal glögglega viðvart um vöktunina með merki eða öðrum hætti þannig að öllum sem eiga för um svæðið – einnig þeim sem ekki koma þar reglulega, t.d. gestum – megi vera hún ljós.

Tölvupóst- og netnotkun

Yfirmanni er óheimilt að skoða netnotkun starfsmanns og starfstengdan tölvupóst nema að uppfylltum ákveðnum skilyrðum. Yfirmaður verður að gæta fræðsluskyldu, m.a. verður hann að fræða starfsmenn um það að hvaða marki netnotkun er heimil, hvaða búnað megi nota og hvaða notkun er vöktuð, hvernig farið sé með einkatölvupóst og annan tölvupóst, hvort og þá hvaða netnotkun er bönnuð, m.a. hvort bannað sé að sækja á internetið tiltekið efni og/eða senda slíkt efni í tölvupósti og hvernig bregðast megi við lendi menn fyrir mistök á bönnuðum heimasíðum eða fái bannað efni sent með tölvupósti og afleiðingar þess ef brotið er gegn fyrirmælum um notkun síma, internetsins eða annars slíks búnaðar á vinnustað. Þegar tölvupósts- eða netnotkun er skoðuð skal þess gætt að gera starfsmanni fyrst grein fyrir því og veita honum færi á að vera viðstaddur slíka skoðun sé þess nokkur kostur.

Einkatölvupóst má aldrei skoða nema alveg brýna nauðsyn beri til s.s. vegna tölvuveiru eða sambærilegs tæknilegs atviks. Því er æskilegt að starfsmenn færi einkatölvupóst í möppur sem sérstaklega eru merktar sem einkamálefni. Ef nauðsynlegt reynist að skoða einkatölvupóst skal veita starfsmanni færi á að vera viðstaddur ef þess er kostur. Við starfslok skal starfsmanni gefinn kostur á að eyða eða taka afrit af þeim tölvupósti úr vinnusvæði sínu sem ekki tengist starfsemi vinnuveitandans. Óheimilt er að gera ráðstafanir til að varðveita upplýsingar um netnotkun starfsmanns eftir starfslok.

Upplýsingar sem safnast við rafræna vöktun

Persónuupplýsingum sem safnast við rafræna vöktun, s.s. myndum, hljóðupptökum og upplýsingum um tölvupóstssamskipti og netnotkun, skal eytt þegar ekki er lengur málefnaleg ástæða til að varðveita þær. Óheimilt er að varðveita slíkar upplýsingar lengur en í 90 daga nema lög mæli fyrir um annað. Persónuupplýsingar sem til verða við framkvæmd rafrænnar vöktunar má aðeins nota í þágu tilgangs með söfnun þeirra og aðeins að því marki sem þess gerist þörf í þágu tilgangsins. Þær má ekki afhenda öðrum, vinna frekar eða geyma nema með samþykki hins skráða eða samkvæmt ákvörðun Persónuverndar. Þó er heimilt að afhenda lögreglu efni með upplýsingum um slys eða meintan refsiverðan verknað en þá skal þess gætt að eyða öllum öðrum eintökum af efninu. Sá sem sætt hefur rafrænni vöktun á rétt á að skoða gögn, s.s. fá að hlusta á hljóðupptökur, sem til verða um hann við vöktunina, enda standi hagsmunir annarra því ekki í vegi.

Vinnuveitandi setji reglur

Vinnuveitandi sem viðhefur rafræna vöktun skal setja skriflegar reglur um hana og skilgreina þá stefnu sem hann hyggst fylgja varðandi hana. Óheimilt er að beita slíkum reglum nema þeim starfsmönnum sem vöktun beinist að hafi áður sannanlega verið kunngjört efni þeirra og þeim gefinn a.m.k. 15 daga frestur til að koma að athugasemdum. Í slíkum reglum skal m.a. kveðið á um tilgang vöktunarinnar, aðgang að upplýsingunum og varðveislutíma þeirra. Ef kjarasamningur eða samkomulag, sem telja verður bindandi milli aðila, felur í sér ríkari rétt en leiðir af slíkun reglum, þá víkja þær síðarnefndu.

Við ráðningu starfsmanns skal, áður en gengið er frá samningi, upplýsa starfsmanninn um það hvernig háttað sé vöktun á viðkomandi vinnustað. Skal það gert með skýrum, ótvíræðum og sannanlegum hætti. Verði slíku ekki viðkomið skal tryggja skýra upplýsingagjöf og aðgengi starfsmanna að reglum, s.s. með birtingu þeirra á heimasíðum vinnuveitenda, samtaka launafólks, samtaka atvinnurekenda og í starfsmannahandbókum.