Hvað þarf að hafa í huga við uppsetningu eftirlitsmyndavéla á vinnustað?

Ég hef í hyggju að setja upp myndavélakerfi á vinnustað sem ég er í forsvari fyrir. Tilgangurinn er þríþættur, í fyrsta lagi að fylgjast með því að hreinlætisreglum sé fylgt, í öðru lagi í öryggis- og eignavörsluskyni og í þriðja lagi í því skyni að fylgjast með vinnuskilum starfsfólks. Hvað þarf ég að hafa í huga áður en kerfið er sett upp?

1. Fræðsluskylda

Þegar settar eru upp eftirlitsmyndavélar er mikilvægt að þeir sem vöktuninni sæta fái viðhlítandi fræðslu.

Í 24. gr. laga nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga (pul.) kemur fram að þegar rafræn vöktun fer fram á vinnustað eða á almannafæri skal með merki eða á annan áberandi hátt gera glögglega viðvart um þá vöktun og hver sé ábyrgðaraðili.

Í 10. gr. reglna nr. 837/2006 um rafræna vöktun er fjallað nánar um fræðslu- og upplýsingaskylduna en þar kemur fram að ábyrgðaraðili að rafrænni vöktun skuli setja reglur og/eða veita fræðslu til þeirra sem henni sæta. Ef settar eru reglur um vöktunina ber að kynna þær með sannanlegum hætti, s.s. við gerð ráðningarsamnings.

Reglurnar eða, eftir atvikum, fræðslan skal taka til tilgangs vöktunarinnar, hverjir hafi eða kunni að fá aðgang upplýsingunum sem safnast og hversu lengi þær verði varðveittar. Þá ber að veita upplýsingar um það hvaða búnaður er notaður við vöktun, hvernig fari um rétt til að andmæla vöktun og hverjar afleiðingar andmæla séu.

Sérregla gildir um vöktun með vinnuskilum en hana er að finna í 6. gr. reglna um rafræna vöktun og er hún svohljóðandi:

Vöktun til að mæla vinnu og afköst starfsmanna er háð því að hennar sé sérstök þörf s.s. vegna þess:

a.        að ekki sé unnt að koma við verkstjórn með öðrum hætti; eða

b.        að án vöktunarinnar sé ekki unnt að tryggja öryggi á viðkomandi svæði, s.s. í ljósi laga og sjónarmiða um hollustuhætti og mengunarvarnir; eða

c.        að hún sé nauðsynleg vegna ákvæða kjarasamnings eða annars konar samkomulags um launakjör, s.s. þegar laun eru byggð á afkastatengdu, tímamældu launakerfi.

2. Meðferð persónuupplýsinga sem safnast við vöktun

Í 7. gr. reglna um rafræna vöktun kemur fram að óheimilt er að varðveita persónuupplýsingar sem verða til við rafræna vöktun nema það sé nauðsynlegt í ljósi tilgangs vöktunarinnar. Ef nauðsynlegt er að varðveita upplýsingarnar má ekki gera það lengur en málefnalega ástæða er til og aldrei lengur en í 90 daga, nema til standi sérstök lagaheimild.

3. Tilkynningarskylda

Að lokum ber að geta þess að ábyrgðaraðila að rafrænni vöktun ber að tilkynna vinnsluna til Persónuverndar skv. 1. mgr. 31. gr. pul. sbr. og 2. gr. reglna nr. 698/2004 um tilkynningarskylda og leyfisskylda vinnslu persónuupplýsinga. Slíka tilkynningu má senda beint inn af heimasíðu Persónuverndar, www.personuvernd.is, undir hnappnum „Tilkynningar“.

Ekki þarf þó að tilkynna til Persónuverndar vinnslu sem einungis fer fram í öryggis - og eignavörsluskyni en af þeim upplýsingum sem fram koma í fyrirspurn þinni kemur vinnslan ekki einungis til með að fara fram í öryggis- og eignavörsluskyni og er hún því tilkynningarskyld.