Gluggapóstur
Mega fyrirtæki senda út gluggapóst þar sem kennitala viðtakanda sést?
Um heimildir til þess að miðla persónuupplýsingum, í þessu tilviki kennitölu, fer eftir 8. gr. laganna. Þar koma fram almennar heimildir fyrir vinnslu persónuupplýsinga, þar á meðal er miðlun, og segir að vinnsla persónuupplýsinga sé því aðeins heimil að einhverjir eftirfarandi þátta séu fyrir hendi:
1. hinn skráði hafi ótvírætt samþykkt vinnsluna eða veitt samþykki skv. 7. tl. 2. gr. laganna
2. vinnslan sé nauðsynleg til að efna samning sem hinn skráði er aðili að eða til að gera ráðstafanir að beiðni hins skráða áður en samningur er gerður;
3. vinnslan sé nauðsynleg til að fullnægja lagaskyldu sem hvílir á ábyrgðaraðila;
4. vinnslan sé nauðsynleg til að vernda brýna hagsmuni hins skráða;
5. vinnslan sé nauðsynleg vegna verks sem unnið er í þágu almannahagsmuna;
6. vinnslan sé nauðsynleg við beitingu opinbers valds sem ábyrgðaraðili, eða þriðji maður sem upplýsingum er miðlað til, fer með;
7. vinnslan sé nauðsynleg til að ábyrgðaraðili, eða þriðji maður eða aðilar sem upplýsingum er miðlað til, geti gætt lögmætra hagsmuna nema grundvallarréttindi og frelsi hins skráða sem vernda ber samkvæmt lögum vegi þyngra.
Samkvæmt 10. gr. laga nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga er notkun kennitölu heimil ef hún á sér málefnalegan tilgang og er nauðsynleg til þess að tryggja örugga persónugreiningu. Við mat á málefnalegum tilgangi ber m.a. að líta til þess hvort örugg persónugreining sé mikilvæg fyrir hinn skráða, fyrir ábyrgðaraðila eða vegna almannahagsmuna. Lögin setja það í hendur ábyrgðaraðila að meta hvort notkun kennitölu eigi sér málefnalegan tilgang eða ekki en það mat getur eftir atvikum sætt endurskoðun Persónuverndar, t.d. ef kvörtun berst stofnuninni þar sem hún starfar einnig sem úrskurðaraðili í ágreiningsmálum. Kröfunni um málefnalegan tilgang verður ekki fullnægt nema önnur auðkenni, svo sem nafn, heimilisfang eða viðskiptanúmer, séu ófullnægjandi. Hvað þessi atriði varðar þá skiptir máli jafnframt hvert eðli póstsins er við mat á því hvort um málefnalegan tilgang sé að ræða.
Í þessu sambandi skal minnt á 1. tl. 1. mgr. 7. gr. laga nr. 77/2000 þar sem segir að við meðferð persónuupplýsinga skuli þess gætt að þær séu unnar með sanngjörnum, málefnalegum og lögmætum hætti og að öll meðferð þeirra sé í samræmi við vandaða vinnsluhætti persónuupplýsinga. Í 3. tl. 1. mgr. 7. gr. segir einnig að við meðferð persónuupplýsinga skuli þess gætt að þær séu nægilegar, viðeigandi og ekki umfram það sem nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslunnar. Það kann því að vera svo að í ákveðnum tilvikum sé ekki nauðsynlegt að hafa kennitölu á viðkomandi pósti og því fullnægi það ekki skilyrðum 10. gr. laganna um málefnalegan tilgang.
Má jafnframt færa fyrir því sterk rök að nægjanlegt sé að hafa kennitölu innan í bréfi þegar um gluggapóst er að ræða og nafn og heimilisfang utan á því þar sem það tvennt ætti að vera nægjanlegt til þess að ná markmiði bréfasendingarinnar. Kennitölu væri því nær að hafa utan þess svæðis sem sést í gluggapósti en ekki utan á umslaginu.
Ennfremur er minnt á að það hvílir sú skylda á ábyrgðaraðila, í þessu tilviki er það sá aðili er sendir út persónuupplýsingar, að tryggja öryggi þeirra persónuupplýsinga sem unnið er með á hans vegum.