Gögn um nemendur og meðferð þeirra

Hvernig eiga grunnskólar að umgangast gögn um nemendur?

Hvernig eiga grunnskólar að umgangast gögn um nemendur?

Um alla almenna meðferð gagna um nemendur hjá viðkomandi skólastofnun gilda ákvæði laga um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga (nr. 77/2000). Hér er t.d. átt við varðveislu, miðlun, skráningu og alla notkun gagnanna. Lögin leggja þannig sérstakar skyldur á þá sem halda utan um persónuupplýsingar um nemendur að uppfylla tilteknar kröfur um meðferð þeirra. Kröfurnar er að finna í matskenndum ákvæðum laganna (sjá einkum 7. gr. þeirra).

Strangar kröfur eru gerðar um viðkvæmar persónuupplýsingar í skilningi laganna, t.d. upplýsingar um heilsufar nemenda. Um alla meðferð og notkun slíkra gagna verður þannig að gæta sérstakrar varúðar, t.d. þarf öryggi slíkra gagna að vera meira en gildir um almennar upplýsingar um nemendur. Í 2. gr. laganna er talið upp hvaða persónuupplýsingar teljast viðkvæmar.

Um varðveislu og aðgang að slíkum gögnum þarf að fara eftir ákvæðum laganna. Lögin gera þannig almennt kröfu um að viðkvæm gögn séu geymd í læstum hirslum og einungis aðgengileg þeim kennurum eða starfsmönnum skólans sem á þurfa að halda vegna starfa sinna. Ef slík gögn eru á tölvutæku formi þarf einnig að setja aðgangstakmarkanir og verja þau með fullnægjandi hætti, t.d. með lykilorðum.

Að sama skapi þarf að gæta að ákvæðum laganna ef utanaðkomandi aðilar óska aðgangs að þeim. Almennt má ætla að viðkvæm gögn um nemendur megi ekki afhenda utanaðkomandi aðilum nema með samþykki forráðamanna og eftir atvikum í samráði við viðkomandi nemanda, ellegar samkvæmt sérstökum fyrirmælum í lögum.

Rétt er í þessu sambandi að benda á reglugerð nr. 386/1996 um sérfræðiþjónustu skóla. Þar segir í 6. gr. að foreldrum og/eða forsjármönnum sé heimilt að kynna sér gögn í vörslu sérfræðiþjónustu skóla með persónulegum upplýsingum varðandi börn þeirra að viðstöddum sérfræðingi viðkomandi starfsstéttar og að með allar slíkar upplýsingar skuli fara sem trúnaðarmál. Í reglugerðinni er hins vegar ekki fjallað sérstaklega um hvernig geymslu slíkra gagna skuli háttað innan grunnskólanna.